O que é um W-9 para um negócio?

As empresas que contratam contratados independentes têm a obrigação de relatar os salários ao IRS em um formulário 1099. No entanto, antes de apresentar o 1099, a empresa deve solicitar que o contratante forneça seu número de identificação de contribuinte (TIN) no formulário W-9. Para residentes e empresas dos EUA, um NIF é um número do Seguro Social (SSN) ou um número de identificação do empregador (EIN).

Formulários do contratante W-9

Quando você contrata um contratado, seja um negócio ou indivíduo, você deve coletar um formulário W-9 de cada um deles. Empreiteiros podem incluir proprietários únicos, empresas de responsabilidade limitada, corporações, parcerias, trusts e propriedades. No final de cada ano fiscal, você deve relatar o total de pagamentos que você faz para cada contratado que é de US $ 600 ou mais para o IRS em um formulário 1099 usando as informações do W-9.

Correspondência TIN

Uma das principais razões pelas quais o IRS exige que o seu negócio obtenha um W-9 de empreiteiros antes de preparar o 1099 é para que você possa executar a correspondência TIN. Isso permite que você verifique se as informações que você recebe em um W-9 correspondem ao que o IRS tem em arquivo para o indivíduo ou empresa. Como os contratados geralmente não estão sujeitos à retenção de impostos, isso permite que o IRS rastreie os pagamentos de volta para cada contribuinte no caso de nunca receber um pagamento de imposto de renda. Sem a correspondência do TIN, um contratado pode fornecer intencionalmente informações imprecisas em um W-9 para fins de evasão de impostos.

Beneficiários Estrangeiros

Indivíduos estrangeiros e empresas que não residem nos EUA não apresentam um formulário W-9. Em vez disso, o IRS exige que você obtenha um formulário W-8 de cada indivíduo ou empresa estrangeira. No entanto, no caso de estrangeiros estrangeiros residentes nos EUA, o IRS exige que esses indivíduos apresentem um W-9. Como muitos estrangeiros residentes são inelegíveis para um SSN, eles devem solicitar um número de identificação de contribuinte individual (ITIN) antes de preencher o formulário W-9.

Informação do Formulário W-9

O formulário W-9 tem uma página e requer apenas o relato de algumas informações essenciais. Os beneficiários devem fornecer seu nome completo ou o nome de seus negócios, se não um único proprietário. Também deve incluir o endereço do beneficiário e o NIF apropriado. A última seção do formulário exige uma assinatura para certificar que o beneficiário não está sujeito a retenção na fonte, que o TIN está correto e que ele é cidadão ou residente dos EUA, uma entidade de negócios organizada sob as leis dos EUA ou um patrimônio imobiliário. ou confiança.

Retenção de segurança

Embora a maioria dos pagamentos feitos pela sua empresa a indivíduos e empresas que preparam um W-9 não estejam sujeitos a retenção na fonte, o IRS pode sujeitar o beneficiário a retenção na fonte. A retenção de backup é igual a 28% de cada pagamento efetuado, mas só se aplica quando o TIN fornecido pelo beneficiário estiver incorreto.