A melhor maneira de salvar formulários de liberação

Os formulários de liberação são necessários para empresas que precisam liberar a responsabilidade de pessoas que estão usando seus serviços, como empresas de bungee jump ou empresas de produção de filmes, que podem colocá-las diante das câmeras. O armazenamento desses formulários de liberação é importante no caso de surgir uma questão legal em relação a uma dessas pessoas.

Faça cópias

Fazer cópias de cada formulário de liberação assinado deve ser feito e armazenado em dois locais separados. Desta forma, você não apenas terá um backup, mas também terá proteção contra incêndio ou outro desastre. Essas cópias devem ser perfuradas e colocadas em fichários pesados ​​de três anéis para que sejam protegidas contra o desgaste. Eles também devem ser claramente rotulados para que o fichário não se perca entre outros fichários do formulário de liberação.

Digitalização e armazenamento

Cada formulário também pode ser digitalizado e armazenado em um disco rígido em um computador ou em um servidor FTP. Embora a digitalização possa demorar um pouco - embora haja scanners que possam digitalizar vários pedaços de papel de uma só vez - valerá a pena tê-los em formato eletrônico para proteção adicional. Dessa forma, eles serão mais fáceis de organizar no seu computador, pois você pode simplesmente rotular os arquivos e listá-los em ordem alfabética.

Bloqueio no armazenamento

Todos os formulários de liberação devem ser copiados e protegidos em um único local, como um banco ou área de armazenamento altamente segura. Alugar espaço de armazenamento pode ser caro, mas pode ser uma boa ideia para uma empresa com arquivos extensos, como um escritório de advocacia.