Como escrever uma carta de coleções de negócios

Cartas de cobrança de negócios geralmente ajustam seu tom à quantidade de tempo que uma fatura está inadimplente. Embora o objetivo principal de uma carta de cobrança seja persuadir o cliente a enviar o pagamento, o processo de coleta não deve comprometer o relacionamento comercial. As empresas podem usar cartas de cobrança como o único meio de comunicação quando tentam coletar faturas vencidas. Alguns podem usá-los como um complemento para chamadas de coleta.

Tom

O agente de cobrança deve escrever a carta em um tom que seja ao mesmo tempo firme e atencioso, lembrando o cliente do valor vencido e de que o negócio apreciaria um pagamento rápido. Por exemplo, uma carta de cobrança de uma dívida com 30 dias de atraso pode começar declarando: "Ainda não recebemos o pagamento e incentivamos você a enviá-la o mais rápido possível para manter seus privilégios de crédito".

Conteúdo

O conteúdo de qualquer carta comercial geralmente indica a natureza da reclamação e as etapas que o destinatário precisa tomar para resolvê-la. Por exemplo, uma carta para uma dívida com 60 dias de atraso pode declarar: "Ainda não recebemos o pagamento da fatura nº 19 datada de 2 de janeiro de 2012. Em 2 de março, enviamos um lembrete atrasado, mas não recebemos a resposta. Por favor, entre em contato com nosso escritório o mais rápido possível para providenciar o pagamento. "

Consequências

Cartas de cobrança de negócios que são avisos finais normalmente informarão ao cliente que sua dívida será encaminhada a uma agência de cobrança após uma determinada data. Em algumas circunstâncias, uma notificação final também pode declarar que a empresa irá iniciar uma ação legal ou recuperar a propriedade não paga. Os avisos finais geralmente ocorrem com dívidas com 90 dias ou mais vencidas. Por exemplo, uma carta de cobrança final para pagamento de mobília pode declarar: "A menos que o pagamento integral seja recebido dentro de duas semanas a partir da data desta carta, seremos obrigados a reaver a propriedade."

Negociação de Pagamento

Uma carta de cobrança empresarial que tente preservar o bem-estar da relação entre o comerciante e o cliente pode oferecer um plano de pagamento revisado. Por exemplo, uma empresa pode oferecer pagamentos parciais a um cliente com atraso de até 30 dias. A carta de cobrança pode declarar: "Reconhecemos que você pode estar com dificuldades financeiras. Entre em contato conosco o mais rápido possível para configurar um contrato de pagamento alternativo".