Diferentes maneiras de arquivar documentos em um arquivo

O acesso rápido aos seus registros comerciais importantes aumenta a produtividade e também pode ajudá-lo a sobreviver a uma auditoria fiscal. Duas das considerações mais importantes para projetar um sistema de arquivos para documentos são suas necessidades de informações diárias e de longo prazo. No entanto, o seu sistema de arquivamento de documentos não deve ser tão complicado que ninguém, se o seu escritório puder usá-lo corretamente.

Sistema de Arquivamento Alfabético

Arquivar seus documentos em ordem alfabética é um sistema simples e comprovado pelo tempo. O nome de cada pasta de arquivos corresponde ao nome de cada documento. Muitas empresas usam pastas de arquivos suspensas com guias ou divisores de gaveta de arquivo pré-impressos para separar as pastas em cada título alfabético. Uma desvantagem de um sistema alfabético é que muitas vezes é necessário ter um índice para rastrear um grande número de documentos.

Sistema de Arquivamento de Categoria

Use suas divisões de negócios e funções como base para um sistema de arquivamento de categorias. Considere começar com quatro ou cinco funções principais, como pessoal, finanças, administração, marketing e dados do cliente. Com um sistema categórico, você pode incluir sub-tópicos, como o pessoal atual e o pessoal inativo. Você pode subdividir sua categoria financeira em despesas e receitas, ou recebíveis e pagamentos.

Sistema de arquivamento baseado em data

Arquivar seus documentos por data permite encontrar informações criadas em um horário específico. As seções de arquivos anuais são a base de um sistema de arquivamento baseado em data e cada mês do ano é uma subseção desse sistema. Com esse método, as empresas geralmente mantêm os arquivos mais recentes na frente da seção anual e das seções mensais. Ao usar este sistema, você deve estabelecer um sistema para rastrear quais documentos correspondem a qual mês e ano.

Sistema de arquivamento numérico

As empresas que geram principalmente documentos numerados, como faturas, geralmente criam um sistema de arquivamento numérico que armazena arquivos usando os números de documentos atribuídos. Com esse sistema de arquivos, um elemento crucial é rotular cada gaveta do gabinete de arquivos com a sequência de números que ele contém. Este sistema também pode exigir um índice para acesso rápido.

Combinando vários sistemas de arquivamento

As desvantagens comuns do sistema de arquivamento simples alfabético, cronológico ou categórico podem dificultar a recuperação de seus documentos. Para alcançar a eficiência desejada, as empresas geralmente combinam elementos de dois ou mais sistemas de arquivamento. Você pode melhorar um sistema categórico criando subseções alfabéticas ou de data. Subtópicos ou categorias que se ajustam às principais funções do seu negócio podem melhorar a eficiência de um sistema de arquivamento cronológico.

Coisas a considerar

Independentemente do sistema implementado, considere a criação de uma área de documentos arquivados para separar documentos atuais e usados ​​com freqüência daqueles que você mantém para referência. Para segurança empresarial e recuperação de desastres, você também pode querer manter os originais de documentos legais, contratuais e fiscais importantes em uma instalação segura de armazenamento externo. Para facilitar a referência rápida, digitalize esses documentos. Restringir o acesso não autorizado às suas versões digitais com senhas e criptografia.