As desvantagens de um sistema de folha de pagamento

Uma vantagem distinta de um sistema de folha de pagamento é que ele permite que o empregador processe sua folha de pagamento e cumpra as leis de imposto sobre folha de pagamento e manutenção de registros. O sistema de folha de pagamento pode ser manual, terceirizado ou internamente informatizado. Cada sistema permite a conformidade da folha de pagamento, mas cada um também tem suas desvantagens.

Manual

O sistema de folha de pagamento manual exige que o processamento da folha de pagamento seja feito totalmente à mão. Portanto, cálculos de cartão de tempo, salários e imposto sobre a folha de pagamento; garnishments salariais; e as deduções voluntárias são feitas manualmente. Além disso, contracheques e recibos de pagamento são manuscritos ou impressos em uma máquina de escrever. A principal desvantagem desse sistema é sua alta margem de erro. Quanto mais cálculos manuais o representante de folha de pagamento tiver que fazer, mais erros ela pode cometer. Além disso, é demorado porque, para garantir que a folha de pagamento seja precisa, ela precisa triplicar os dados antes de imprimir as verificações. Mesmo assim, é possível errar erros.

O preenchimento de papel é necessário com este sistema, o que pode criar confusão. Além disso, se o representante da folha de pagamento não entender como calcular manualmente os impostos sobre a folha de pagamento, ocorrerão na fonte retenção, emissão de relatórios e pagamento incorretos. Isso pode resultar em penalidades de agências fiscais federais e estaduais.

Terceirizado / Externo

O empregador usa o sistema de folha de pagamento terceirizado ou externo quando contrata um provedor de serviços de folha de pagamento. O último tem uma equipe de folha de pagamento que, por uma taxa fixa, processa a folha de pagamento de seus clientes. Os serviços variam de acordo com o prestador, mas a maioria dos prestadores de serviços de folha de pagamento realiza o contracheque e o processamento direto de depósitos. Muitos também oferecem impostos sobre folha de pagamento e administração de benefícios.

Porque o empregador está confiando suas tarefas de folha de pagamento a uma empresa fora do local, pode sofrer de não ter ajuda imediata quando necessário. Se o provedor de serviços de folha de pagamento tiver muitos clientes, o empregador pode ter que esperar na fila para resolver os problemas. Dependendo da urgência da situação, isso pode ser frustrante para o empregador. Além disso, de acordo com o Internal Revenue Service, se o provedor de serviços de folha de pagamento faz um erro fiscal, o empregador sozinho incorre na penalidade. Com a folha de pagamento sendo processada fora do site, se houver um problema com ela, o empregador pode não saber até o dia do pagamento.

On-Site Informatizado

O sistema informatizado interno permite que o empregador use uma folha de pagamento no local e um software de folha de pagamento para processar sua folha de pagamento. O empregador deve investir e manter o software, o que pode ser caro. Dependendo da complexidade do software, o empregador pode ter que pagar pelo treinamento para o pessoal da folha de pagamento. Além disso, dependendo do tamanho da folha de pagamento, o empregador pode ter que empregar uma equipe de folha de pagamento cheia. Esse sistema pode ser caro, pois pode exigir que o empregador pague salários e benefícios ao pessoal da folha de pagamento, além de pagar pelo suporte técnico quando ocorrerem falhas no software. O empregador também deve pagar horas extras (se trabalhado) ao pessoal da folha de pagamento que se qualifica para ele.