Métodos de comunicação eficazes em uma organização

Como um grupo, os proprietários de pequenas empresas são conhecidos como grandes palestrantes. Geralmente, eles têm muito o que falar - ou seja, os produtos ou serviços que representam a paixão de sua vida, bem como seus negócios. No entanto, esse "presente por falar" não se traduz necessariamente em comunicação eficaz. Da mesma forma que a audição difere da audição e da leitura não garante compreensão, a simples conversa nem sempre resulta em comunicação útil. E se o proprietário de uma pequena empresa gerencia 10 funcionários ou 100, ele pode confiar em uma certeza: espera-se que ele comunique informações, de forma clara e diplomática, todos os dias.

Mais do que seu quociente de satisfação depende dessa aptidão; o futuro de seus negócios também pode depender disso - pelo menos se você acredita que o crescimento de uma empresa está ligado à satisfação e motivação dos funcionários.

É por isso que faz sentido, mesmo para os proprietários de pequenas empresas mais detalhistas, aprimorar suas habilidades inatas e analisar:

• As necessidades básicas de comunicação de uma pequena empresa.
• Os diferentes métodos de comunicação.
• Como as informações devem ser comunicadas aos funcionários. Estratégias efetivas de comunicação organizacional. O custo de ignorar a comunicação organizacional.

Quais são as necessidades de comunicação de uma organização?

Bem antes do dia do lançamento, proprietários de pequenas empresas enfrentam muitos problemas que testam suas habilidades de comunicação (e sua paciência). Eles devem configurar utilitários como telefone, eletricidade e serviços de Internet. Eles devem encomendar suprimentos de escritório e negociar os cronogramas de entrega. Eles devem garantir que seu plano de marketing seja refinado e que seus sistemas contábeis estejam implementados. E, é claro, eles devem anunciar, entrevistar e contratar as pessoas que trabalharão lado a lado com elas ao embarcarem no novo empreendimento comercial.

Todos esses encontros fornecem boas práticas para os tipos de comunicação que os proprietários de pequenas empresas serão responsáveis ​​após o dia do lançamento. As questões em si vão do trivial (“Quem deixou o refrigerante no freezer que explodiu da noite para o dia?”) Para o altamente significativo (“Um novo competidor acabou de se mudar para o quarteirão; veja como responderemos”).

Os objetivos desta comunicação interna geralmente se encaixam em uma ou mais das seguintes categorias:

• Informar, de longe, a forma mais comum de comunicação empresarial. Segue-se que os funcionários bem informados geralmente têm um desempenho melhor no trabalho, desde que as informações fornecidas sejam precisas, significativas e úteis. * Para dar conselhos, muitas vezes na forma de instruções e treinamento.
• Oferecer sugestões, idéias e opiniões, cuja qualidade pode selar o status de dono de uma pequena empresa como um líder de opinião autoritário. * Persuadir, e idealmente, na maneira de ser gentilmente sugestivo e não coercitivo.

• Motivar -

  Quando a comunicação também é inspiradora, ela pode fazer maravilhas para criar e consolidar a lealdade dos funcionários. Para fornecer feedback, especialmente sobre metas de desempenho. Controlar um processo ou resultado, que pode soar formidável até você pensar nas possibilidades. Os funcionários de qualquer empresa devem seguir determinadas políticas, procedimentos ou protocolos. Dessa forma, controlar um processo ou resultado pode ajudar sua pequena empresa a funcionar sem problemas e sem interrupções.

Quais são os diferentes métodos de comunicação?

Mesmo que você mal tenha aberto seu plano mensal de comunicação de marketing, provavelmente ficará impressionado com a variedade de táticas que sua equipe de marketing desenvolveu para você. É assim que deve ser, especialmente nos primeiros dias de uma empresa.

Se você está preocupado em manter o controle de todas elas, será uma boa notícia que as comunicações internas se resumem basicamente a dois métodos diferentes: escrito e verbal.

Isso pode parecer bastante simples, mas vale a pena considerar as possibilidades oferecidas pelos dois métodos:

• A comunicação escrita inclui e-mails, cartas, memorandos, propostas, cartas, manuais de treinamento, políticas e mídias sociais. * A comunicação verbal inclui comunicação face a face, individualmente e em grupos, e múltiplos canais, as ferramentas de telefone e teleconferência.

Até mesmo dois métodos de comunicação podem lhe dar algo em que pensar. Em outras palavras, como você sabe em qual método confiar? Isso dependerá da situação, mas a comunicação escrita pode ser mais adequada quando:

• Feedback imediato não é necessário.
• A mensagem é altamente detalhada ou complexa (o que significa que pode ser lida várias vezes para garantir a compreensão). O destinatário está temporariamente fora de alcance. Um registro permanente da mensagem é desejável.

A comunicação verbal pode ser a melhor escolha se:

• Uma mensagem é urgente ou oportuna. Interação ou feedback instantâneo é necessário. A mensagem é simples e direta.
• Nenhum registro permanente é desejado.

Alguns proprietários de pequenas empresas acrescentariam um terceiro - e geralmente igualmente eficaz - método de comunicação não-verbal. Este é um ponto válido, particularmente porque muitos estudos de comunicação mostram que as pessoas avaliam uma mensagem verbal tanto pelo conteúdo quanto pela forma como é comunicada através de sugestões como tom de voz, contato visual, expressões faciais, linguagem corporal e postura.

Como uma organização deve comunicar informações aos funcionários?

Se você perguntar, é provável que receba muitos comentários construtivos sobre seu estilo de entrega. Mas nenhum funcionário será capaz de criticar seus métodos de comunicação se você obedecer a certos princípios:

• Seja oportuno. Faça o seu melhor para garantir que os funcionários ouçam notícias e informações de você, não de terceiros. Se a informação é confidencial, diga isso. As pessoas são conhecidas por serem confiáveis ​​com informações confidenciais; na verdade, eles são frequentemente lisonjeados pela extensão da confiança. Eles tendem a fofocar e espalhar rumores na ausência de informações. Seja honesto. Você pode ou não concordar com a idéia de “transparência”. Pode haver ocasiões em que você não pode ou não deve comunicar certas informações aos seus funcionários. Mas a informação que você transmite deve ser honesta para você ser vista como credível. Seja factual. Sua credibilidade também depende da qualidade das informações fornecidas. Portanto, se uma fonte de terceiros reforçar seu caso, use-a como suporte.
• Seja proposital. Seus funcionários nunca devem ficar imaginando: “Qual foi o objetivo disso ?” Na verdade, você deve ter um propósito claramente definido antes mesmo de planejar o conteúdo de uma mensagem escrita ou verbal.
• Seja claro. Mais fácil do que parece, pois a clareza geralmente vem com a prática. Lubrifique sua curva de aprendizado usando uma linguagem simples e precisa e evitando termos complexos. Isso não quer dizer que você deva “emburrecer” mensagens; seus funcionários provavelmente são altamente espertos. Mas se você tem medo de que uma ideia ou conceito crie confusão, faça um backup com uma ilustração ou um exemplo para que sua mensagem seja compreendida.
• Seja justo e respeitoso. Apresente todos os lados de uma situação e evite linguagem tendenciosa, depreciativa e ofensiva. Pode ser útil lembrar que, como proprietário de uma pequena empresa, você define o tom da sua organização. E se seus funcionários ouvirem você, por exemplo, abertamente desmerecer um concorrente, provavelmente eles se sentirão no direito de fazer o mesmo.
• Seja confiante. Se você não tem certeza sobre o momento, a natureza ou o conteúdo de uma mensagem, siga seus instintos melhores e pense mais sobre o assunto antes de agir. As pessoas muitas vezes são rápidas em perceber a hesitação e a incerteza, e essas dúvidas quase certamente prejudicam sua mensagem.

Quais são os tipos de comunicação organizacional eficaz?

Você não seria dono de uma pequena empresa se não estivesse ansioso para colocar seu imprimatur no tópico da comunicação organizacional. Além disso, de que adianta esse “presente para falar” se você não está disposto a misturar as coisas e criar seu próprio “coquetel” de comunicação?

Naturalmente, você desejará adotar estratégias que complementem seu estilo pessoal e nível de conforto. Como muitos donos de empresas, você pode se sentir mais à vontade com os esforços tradicionais de divulgação, especialmente os encontros cara-a-cara. Mas à medida que sua empresa cresce e você procura maneiras de manter seus funcionários engajados, produtivos e motivados, algumas dessas estratégias de tradição e novidade podem ser úteis para você:

• Reuniões recorrentes, com uma torção. Não há nada de novo (ou, diriam alguns, emocionante) sobre as reuniões, mas isso depende de quem as está executando - e como. Chame-os de "check-ins", se desejar, mas "reuniões de grupo" regulares podem manter os funcionários responsáveis ​​e focados. Se você se preocupar com o declínio dos níveis de atenção, realize reuniões de “stand up”, nas quais todos permanecem de pé. (As sessões podem ser mais curtas também.) Alternativamente, sente-se em círculo. Ou agendar um "round-up" toda sexta-feira, seguindo para uma hora social para terminar a semana em uma nota otimista.
• Uma porta aberta e giratória. As políticas de portas abertas também não estão exatamente tomando o mundo das pequenas empresas. Mas imagine a surpresa de seus funcionários quando você inverte o paradigma e passa pela porta deles e puxa uma cadeira para uma conversa, informal ou não. Se você quiser realmente dar o exemplo e quiser que os funcionários passem pela sua porta para falar com você, deixe claro que você acredita que as portas abertas devem se movimentar nos dois sentidos.
• Mentor com significado. É fácil ignorar os procedimentos de integração, tomando como certo que os novos funcionários “aprenderão como vão”. Facilite sua curva de aprendizado atribuindo um mentor que servirá como seu recurso por pelo menos seis meses. Os outros benefícios: Os mentores geralmente valorizam o status (atraindo uma competição saudável entre seus pares) e frequentemente relatam críticas construtivas ao chefe (você).

Quais são os efeitos da má comunicação organizacional?

Você provavelmente descobriu que a comunicação eficaz leva tempo. Leva tempo que você prefira desfrutar de uma hora de almoço tranquila do que arbitrar um debate entre duas equipes de trabalho. Leva tempo quando você prefere ir para casa no final do dia, em vez de ficar no corredor para encorajar um funcionário que desce. E leva tempo que faz você adiar a desconexão do dia e ir dormir em vez de responder a outro e-mail tarde da noite.

Uma comunicação eficaz exige tempo e esforço, e embora o seu local de trabalho não seja votado como um dos “melhores lugares para se trabalhar” por uma revista notável, ele ainda não deve sofrer algumas das conseqüências negativas mais prejudiciais da má comunicação, que incluem:

• Produtividade reduzida. Os funcionários que se sentem desorientados, desmotivados ou descontentes podem gastar tempo de trabalho com os seus colegas; outros encontrarão atividades fora do trabalho para ocupar sua atenção durante o horário de trabalho.
• Prazos perdidos. Empregados que não sabem como completar uma tarefa quase certamente se deparam com isso. * Absentismo mais freqüente. Empregados que lutam com uma dessas emoções muitas vezes têm dificuldade em aparecer para o trabalho. Eles estão doentes, bem - de se sentirem fora do circuito.
• Alta rotatividade. Todo mundo sabe que funcionários desprivilegiados que se sentem como se não tivessem voz no local de trabalho decidem romper suas cordas vocais ao desistir.
• Um maior número de lesões no local de trabalho. Segue-se que os funcionários que estão mal informados ou desinformados sobre práticas corretas cometem mais erros e têm mais acidentes no trabalho.
• Mau atendimento ao cliente. Outra certeza: quase tudo em uma pequena empresa se completa, começando com o proprietário, passando para os funcionários e terminando com o cliente. O bom atendimento é um resultado feliz ou uma triste vítima da comunicação organizacional.

Contra esse pano de fundo, a inovação não tem chance - e nem, talvez, o negócio em que você investiu tantas esperanças. No entanto, com dedicação e prática, cada pequeno empresário pode aprender a se tornar um comunicador eficaz no local de trabalho. Afinal, os proprietários de pequenas empresas são mais que ótimos palestrantes; como um grupo, eles também se distinguem como super-empreendedores.