Plano de Comunicação Eficaz

Um plano de comunicação descreve o que uma organização deseja realizar com as informações que envia. Ele lista objetivos, as ferramentas usadas para produzir comunicações e destinatários pretendidos. O plano descreve quais informações serão compartilhadas e como serão distribuídas. O plano também identifica as pessoas responsáveis ​​pela criação e gerenciamento de informações, quando elas devem ser comunicadas e onde os registros devem ser armazenados.

Conteúdo

A comunicação inclui publicações impressas, materiais para conferências e relações públicas, documentos legais e conteúdo online. Outros tipos de comunicação incluem pesquisas, relatórios, discursos e outros documentos da empresa. Tipos de comunicação de marketing incluem boletins de projeto, depoimentos, apresentações e outras garantias promocionais. Mecanismos típicos usados ​​para entregar uma mensagem incluem cartazes, folhetos e sites. O plano de comunicação geralmente inclui um calendário para indicar quando os materiais de comunicação estarão disponíveis. Além disso, o plano define um método para medir o desempenho da comunicação.

Propósito

Um plano de comunicação atua como uma medida proativa para garantir que todos tenham as informações certas em tempo hábil. O plano descreve quem produz cada tipo de comunicação e com que frequência é atualizado ou distribuído. Priorizar as necessidades de comunicação ajuda a organização a identificar quanto tempo deve ser alocado para essas tarefas no planejamento organizacional geral.

Público

O plano de comunicação especifica os tipos de mensagens e quem deve recebê-las. A identificação clara do público e suas necessidades torna a escrita da comunicação muito mais fácil. Por exemplo, boletins informativos dirigidos a membros da equipe devem conter detalhes sobre os próximos eventos, fornecer reconhecimento pelo excelente desempenho e solicitar comentários sobre declarações de missão e outros pontos de discussão organizacionais.

Entrega

Apresentações multimídia, eventos de treinamento gravados, podcasts e ferramentas de tecnologia de mídia social, como wikis, blogs e fóruns, garantem que os participantes obtenham todas as informações de que precisam, quando precisam. Para situações sensíveis ao tempo, o envio de informações via voz, texto e e-mail alerta todos rapidamente, garante que as melhores decisões possam ser tomadas e que todas as pessoas sejam informadas e envolvidas.

Histórico de Revisão

A adição de um histórico de revisão a um plano de comunicação garante que as alterações na estratégia de comunicação sejam documentadas. A avaliação das ferramentas e técnicas utilizadas para comunicar permite que a organização estabeleça as melhores práticas e reutilize as estratégias bem-sucedidas no próximo esforço, economizando tempo e dinheiro.