Como escrever um memorando que impulsionaria o moral quando se relaciona com a segurança

Escrever um memorando sobre riscos de segurança não será o ato mais alegre em qualquer dia do gerente, em parte porque pode lidar com um problema que causa preocupação entre os funcionários. No entanto, uma comunicação sobre segurança também pode servir como uma ação impulsionadora do moral. Ao exibir claramente o conhecimento do problema, você pode assegurar a todos que está lidando com isso de maneira eficaz.

Detalhe seu público

Um memorando começa com uma declaração de quem ele se aplica. Embora o público na linha “Para:” possa ser óbvio na mente do escritor, o destinatário pode não saber se ele está sendo direcionado como um indivíduo, se o aviso se aplica somente ao seu grupo ou se é uma missiva de toda a empresa. Embora alguns memorandos de segurança cubram uma ampla rede, outros devem ser direcionados de forma restrita a grupos aplicáveis ​​para evitar preocupação desnecessária entre os funcionários que não são afetados. Siga o endereço com uma linha "De" identificando-se como o autor do memorando e, em poucas palavras, faça um resumo do foco do memorando na linha "Assunto".

Seja claro

Memos são projetados para serem curtos, então não dance sobre o tópico que você está escrevendo. Comunique suas preocupações de forma clara e concisa. Que todos saibam qual é o problema e por que é uma área que precisa de atenção. Se arrisca a saúde do trabalhador ou do cliente ou tem uma responsabilidade legal mais ampla, comunicar a seriedade da questão evita a incerteza esmagadora que pode acompanhar um memorando que não transmite conhecimentos.

Oferecer soluções

Diga aos funcionários como você pretende resolver o problema. Esta é talvez a área mais crítica para a manutenção do moral dos funcionários, pois permite que eles saibam por que devem confiar em sua capacidade de lidar com a preocupação com a segurança. Seja o mais transparente possível sobre as etapas planejadas ou em andamento para mitigar os riscos para os trabalhadores e clientes e sobre quem é responsável pela execução do plano. Permitir que os trabalhadores saibam que você entende o problema e cuida dele garante que eles permanecerão seguros no trabalho.

Envolva Trabalhadores

O moral de seus funcionários pode ser estimulado se eles souberem o que é esperado deles. Se a questão de segurança diz respeito ao acesso não autorizado ao local de trabalho, por exemplo, explique os passos que devem tomar em caso de intrusão. Se o objetivo for manter um espaço de trabalho compartilhado seguro, peça-lhes que garantam que os objetos perigosos sejam guardados no início e no final de seu turno. Deixá-los saber o que eles podem fazer para ajudar lhes dá um papel positivo a desempenhar.

Fornecer informações de contato

O memorando deve detalhar quem está encarregado de monitorar a questão da segurança e onde os funcionários podem ir com suas perguntas. Um ponto de contato coloca alguém com autoridade no comando e lhes dá um lugar para ir se alguma incerteza persistir. Isso impede que o moinho de boatos também se torne o centro de respostas. Saber com quem falar quando surgem problemas de segurança permite que situações potencialmente divisivas sejam tratadas rapidamente, impedindo-as de drenar o moral.