Cinco características das mensagens de negócios
Embora apresentar ideias, solicitar vendas e conduzir reuniões de negócios seja mais eficaz em um ambiente face a face, às vezes os profissionais precisam deixar uma mensagem. Ao enviar e-mails relacionados a negócios e falar com atendedores de chamadas, você ainda pode dar um tom eficaz. Muitos sites de negócios e recursos humanos fornecem listas de sete, 10 ou até 12 características comuns de mensagens de negócios bem-sucedidas. Você pode conseguir uma comunicação eficaz com associados e clientes implementando apenas cinco características principais.
Cortesia e Tom Conversacional
Seja por telefone ou por e-mail, uma mensagem comercial deve ter um tom casual, agradável e de conversa. É importante que você fale de uma maneira amigável e convidativa que incentive uma resposta do destinatário. Evite soar emocional, de confronto ou reclamar. Em vez disso, seja cortês, usando palavras positivas e frases como "por favor", "obrigado", "sinceramente", "Agradecemos" e "os melhores cumprimentos". Você deveria se perguntar: "Eu teria gostado de ler isso?" de acordo com Roger Reynolds, presidente e diretor executivo da ABCO Payroll Services Inc.
Concisão
Ser conciso é um elemento muito importante da comunicação empresarial. Esforce-se para obter uma opinião polida e apresente sua ideia ou preocupação com o menor número de palavras possível. Evite usar frases de execução, expressões longas e evitar conteúdo repetitivo. A Concision economiza tempo e dinheiro para ambas as partes, de acordo com o site Explore HR. Ao eliminar palavras desnecessárias e fornecer apenas uma saudação educada, declarações relevantes e um convite para responder, você demonstra a importância de suas ideias ou preocupações. Reynolds sugere que você chegue diretamente ao assunto da mensagem, evite palavras e frases de "preenchimento" e não repita correspondência anterior.
Exatidão e exatidão
Deixar uma mensagem ou enviar um e-mail com a informação ou conteúdo errado não é apenas embaraçoso, é também pouco profissional, demorado e dispendioso. Quando erros em uma mensagem comercial incluem nomes com erros ortográficos ou informações pessoais do destinatário, ela também se torna ofensiva. Antes de enviar um e-mail ou discar para um número de cliente ou associado, verifique se os fatos estão corretos e se verificou todos os números ou valores aplicáveis. Certifique-se sempre de que você tem o nome correto, a grafia e a pronúncia da pessoa de contato para comunicações escritas e verbais. Ao enviar mensagens escritas, sempre use a gramática, a ortografia e a pontuação corretas e a revisão antes de enviar.
Clareza e precisão
A clareza é um dos componentes mais importantes de uma mensagem de negócios bem-sucedida. Você deve declarar claramente o seu negócio sem bater em torno do arbusto, de acordo com o técnico de comunicação empresarial Ric Phillips. "Afirme claramente seus objetivos ou desejos, e as pessoas o respeitarão por sua liderança e idéias", afirma Phillips. Use termos familiares, frases curtas e evite termos técnicos e jargões comerciais para eliminar possíveis confusões ou adivinhações para o leitor ou o destinatário da chamada. Não deve haver necessidade de o destinatário questionar, decifrar ou traduzir a intenção da sua mensagem.
Concretude
Tanto Reynolds como o Explore HR sugerem formas de garantir a concretude do seu conteúdo, o que é essencial para a eficácia das suas mensagens comerciais. O objetivo é criar uma imagem viva e uma compreensão clara da sua mensagem dentro da consciência do seu destinatário. Use verbos acionáveis, descrições vívidas e linguagem específica e concreta para evocar o interesse. Use fatos e números em vez de generalizações vagas. Seja o mais descritivo e definido possível sem sacrificar a concisão.