Diretrizes do Relatório de Despesas

Pequenas empresas geralmente têm diretrizes específicas para relatar as despesas de viagem. Os funcionários devem seguir estas diretrizes de perto para que não recebam seus relatórios de despesas. Isso pode atrasar reembolsos. As diretrizes do relatório de despesas geralmente incluem um limite de orçamento ou diárias para despesas, procedimentos de relatório, requisitos de recebimento, regras para despesas não reembolsáveis ​​e canais de autorização apropriados.

Orçamento

Um aspecto importante das diretrizes do relatório de despesas é aprender como orçar suas despesas diárias, de acordo com Employment-Handbook.org. Por exemplo, se você entretém os clientes ou come um jantar caro uma noite, você deve jantar mais barato no dia seguinte ou dois para ficar dentro do orçamento. Essas diretrizes geralmente são escritas no manual do funcionário para fácil referência. Pergunte ao seu supervisor as diretrizes de despesas de viagem antes de sua primeira viagem de negócios.

Relatórios

Você deve informar cada despesa sob a data específica em que as despesas ocorreram. As despesas de milhagem ou de voo devem ser informadas nos dias específicos de partida e retorno. Por exemplo, você deve registrar a despesa do seu voo de partida no dia em que sair e, em seguida, anotar o preço da viagem de retorno quando retornar. Além disso, se você dirigir 100 milhas de e para o aeroporto, divida sua milhagem pela metade. Em seguida, multiplique o lote de milhagem da empresa (ou seja, 27 centavos por milha) por 50 milhas e registre-a no dia da partida. Posteriormente, informe a outra metade do voo de volta e volte para casa nessa data exata. Registre todas as despesas em sucessão no relatório de despesas. Ele ajuda a organizar seus recibos por dia antes do tempo, o que pode economizar seu tempo. Você precisará escrever em datas específicas no relatório de despesas, pois esses espaços geralmente ficam em branco. Por fim, adicione as somas das despesas diárias verticalmente e, em seguida, calcule seus totais para cada tipo de despesa horizontalmente. Subtraia todos os pagamentos adiantados que a empresa forneceu daqueles que lhe são devidos. Verifique seus cálculos antes de entregar seu relatório de despesas. (Ver referências 1 e 2 e recurso 1)

Requisitos de recebimento

Você deve manter todos os seus recibos, incluindo a tarifa de táxi, toda vez que gastar dinheiro em sua viagem. Geralmente, você só precisará incluir recibos para refeições que excedam cinco dólares. Ainda assim, manter todos os recibos ajudará você a relatar com precisão suas despesas. Além disso, certifique-se de anexar todos os recibos necessários ao seu relatório de despesas. Além dos recibos de refeição acima de cinco dólares, anexe recibos que excedam US $ 25 para todas as outras despesas.

Despesas Não Reembolsáveis

Algumas despesas não podem ser incluídas no seu extrato de despesas. Por exemplo, você nunca deve incluir tíquetes de estacionamento, despesas excessivas com bagagem ou pagamentos para membros da família em seu extrato de despesas. Se você passar dias extras em uma determinada cidade para férias, não inclua essas despesas em seu relatório de despesas. Para obter mais orientações sobre despesas não reembolsáveis, consulte o manual da empresa ou fale com recursos humanos. Você também pode consultar as diretrizes de despesas de viagem em Employee-Handbook.org.

Autorização

A maioria das empresas exige que você transforme seu relatório de despesas em seu supervisor. Certifique-se de primeiro assinar e fazer uma cópia dele. Pode levar algumas semanas para ser reembolsado pela sua viagem, pois as contas a pagar normalmente precisarão ser revisadas.