Etiqueta de fax

O envio de materiais de negócios por fax tornou-se amplamente informatizado, embora as regras de etiqueta de comunicação comercial ainda se apliquem. Isso é para assegurar uma apresentação profissional e que seus faxes cheguem aos destinatários pretendidos e informações confidenciais sejam mantidas em sigilo. A etiqueta de fax também ajuda a estabelecer regras e diretrizes internas para ajudar a simplificar o processo de envio de fax.

Identificadores de fax de saída

Seja enviando um fax eletronicamente ou por aparelho de fax, cada fax deve sempre ser acompanhado de informações de identificação. Isso deve incluir o nome e o logotipo da sua empresa, as informações de contato e o nome do indivíduo que envia o fax. Inclua também a data da transmissão do fax, a natureza e o tamanho do anexo e uma nota que indique o motivo do fax.

Sem spam

Não use seu aparelho de fax para enviar spam ou anúncios não solicitados - isso só irá irritar seus clientes. Limite os faxes a informações solicitadas e atualizações de notícias ocasionais, e mantenha os faxes não solicitados breves - uma ou duas páginas no máximo. Da mesma forma, proteja seu número de fax para não receber spam. Isso pode amarrar sua máquina e resíduos de papel e tinta. Somente forneça seu número de fax conforme necessário e desestimule o envio de fax pessoal pelos funcionários.

Proteger informações confidenciais

Não passe o mouse quando outras pessoas estiverem enviando faxes e, quando vir um novo fax na bandeja, remova-o, vire-o, coloque-o na caixa de entrada do destinatário ou entregue-o pessoalmente. Isso ajudará a manter as informações confidenciais em sigilo. Priorize o uso do aparelho de fax, se necessário, para garantir que as necessidades imediatas de envio e recebimento sejam cobertas primeiro.

Regular o envio de fax

Se possível, confie faxes recebidos e enviados a um assistente administrativo que possa priorizar as necessidades de fax e garantir que os documentos cheguem aonde estão indo. Isso elimina a necessidade de os funcionários aguardarem na fila pelo fax, verificar regularmente a posição da máquina ou do jóquei. Ter uma pessoa responsável por essa tarefa pode agilizar as operações e tornar o envio de fax mais eficiente.

Quando não enviar fax

Lembre-se de que os faxes têm o potencial de serem vistos por mais olhos do que aqueles que pertencem ao nome na capa. Não envie informações privadas, como registros pessoais ou dados financeiros da empresa, que possam ser potencialmente prejudiciais nas mãos erradas. Considere entrega durante a noite ou mesmo correio tradicional para este tipo de dados.