Procedimentos de Inventário de Ativos Fixos

Ativos fixos são itens usados ​​por empresas para ajudar a gerar renda e geralmente têm valor significativo. Os ativos fixos diferem de outras despesas comerciais, como papel ou tinta, porque os itens são usados ​​por longos períodos de tempo, em vez de serem consumidos imediatamente. Por exemplo, as empresas usam veículos, equipamentos de informática e outras máquinas para concluir tarefas contínuas da organização. Esses itens são a pedra angular de uma organização; Portanto, os ativos são rastreados para evitar roubos e observar fatores importantes, como o preço de compra.

Definir as limitações do dólar

Organizações incluem itens em listas de inventário de ativos fixos que são valiosos para a entidade. Por exemplo, os restaurantes incluem fornos e refrigeradores em listas de inventário de ativos fixos, mas não incluem despesas de escritório diversas. Os proprietários definem arbitrariamente as limitações do dólar para itens a serem incluídos ou excluídos dos estoques de ativos fixos. Embora as limitações variem por entidade, um proprietário pode exigir que aquisições de equipamentos avaliados em mais de US $ 1.000 sejam incluídas em um inventário de ativos fixos. As compras nesse valor são consideradas insignificantes demais para serem rastreadas continuamente.

Capitalizar

Quando um item é incluído no estoque de ativo fixo, o item é capitalizado. Em outras palavras, o item é incluído como ativo no balanço patrimonial da entidade. A Universidade da Califórnia exige que os itens considerados para capitalização sejam adquiridos para uso pela entidade e não destinados a investimento ou revenda. Além disso, o item deve ser destinado para uso pela entidade por um período maior que um ano. Ao revisar uma lista de ativos fixos, a administração deve garantir que os itens capitalizados no balanço de uma entidade sejam incluídos na lista de estoque.

Documento

A Kofax Software Co. observa que a documentação, como faturas, ordens de compra e contratos, é necessária como backup para funções contábeis relacionadas a ativos fixos. As listas de inventário de ativos fixos geralmente incluem um identificador exclusivo, como um número de série, o preço de compra do item, o ano de compra e a vida esperada do item. A gerência deve certificar-se de coletar a documentação apropriada, pois o backup serve como prova do valor do item registrado no balanço patrimonial e é necessário se a entidade passar por uma auditoria de demonstração financeira.

Manter

A manutenção de um inventário preciso de ativos fixos exige que a administração acompanhe aquisições, disposições, itens danificados e obsoletos. Muitas entidades solicitam a assistência do software de rastreamento de ativos fixos para ajudar a manter as listas de inventário. O software fornece os recursos para rastrear eletronicamente ativos usando tags de ativos com códigos de barras que permitem que o gerenciamento localize itens facilmente. Entidades menores com poucos ativos fixos podem não precisar investir em software; no entanto, manter uma lista de inventário precisa pode impedir pagamentos indevidos de seguros e reduzir os impostos sobre propriedade.