Estabelecimento de metas para funcionários administrativos

Em ambientes de negócios que variam de corporativo a manufatura, a equipe administrativa pode ser um elemento-chave da funcionalidade de uma empresa. A equipe administrativa é frequentemente encarregada dos deveres da empresa "front end", como cumprimentar clientes, atender telefones, filtrar e-mails e manter correspondências. Como acontece com qualquer divisão em uma pequena empresa, a definição de metas em um departamento administrativo é importante por vários motivos.

Importância

Para que as pequenas empresas atinjam as metas gerais da empresa, é imperativo que a maioria dos departamentos de negócios, incluindo a divisão administrativa, tenha metas claramente definidas definidas por gerentes de nível médio ou superior. Essas metas ajudam a manter cada administrador, bem como sua equipe administrativa geral, no caminho certo para atingir metas individuais e em toda a empresa. As metas também são importantes, pois podem impulsionar os funcionários para a ação e melhorar a eficiência em sua divisão administrativa.

Tipos de Metas

Os tipos de metas que você define para sua equipe administrativa podem variar de acordo com cada função administrativa. Por exemplo, as metas para sua recepcionista podem incluir a distribuição e a preparação de todos os e-mails recebidos e enviados em tempo hábil, incluindo o registro de pacotes com os serviços da operadora e a notificação aos destinatários de todos os pacotes recebidos. Outras metas para o pessoal administrativo podem incluir manutenção de arquivos, processamento de documentação, supervisão de funções de apoio administrativo, planejamento de planos de viagem para executivos de nível superior e manutenção de bancos de dados específicos.

Motivação

Os objetivos são fundamentais quando se trata de motivar os funcionários para a ação. Sem metas claramente definidas que a equipe administrativa possa esperar realizar trimestralmente ou anualmente, seus funcionários podem se sentir perdidos ou confusos com relação ao que se espera deles. Entender as expectativas de metas pode afetar a motivação dos funcionários para fazer um bom trabalho. Dito isto, metas ou metas mal planejadas que são muito vagas podem desmotivar o pessoal administrativo. Comunique claramente quais são as metas esperadas de sua equipe administrativa e explique como essas metas se encaixam na missão e nos objetivos da empresa.

Alcance e Medição

Para garantir que seus objetivos administrativos sejam viáveis ​​e executados adequadamente, meça com que frequência e com que qualidade eles são alcançados. Por exemplo, sua equipe pode cumprir as metas a tempo, mas os resultados podem não corresponder ao "bom trabalho". Por outro lado, sua equipe administrativa pode perder prazos e levar mais tempo para atingir metas, mas no final pode executar tarefas sem falhas. Em qualquer um desses casos, você pode precisar avaliar se os objetivos que você distribuiu foram realistas e alcançáveis ​​em primeiro lugar. Isso permitirá que você defina metas mais práticas no futuro.