Quatro tipos de dados em uma planilha

Quer você trabalhe para uma pequena operação familiar ou pertença a uma gigante multinacional, as planilhas provavelmente serão uma ferramenta inestimável para o seu negócio. Todas as empresas gerenciam vários tipos de dados, como listas de clientes, estoque, contas a receber, contatos de marketing e muito mais. As planilhas facilitam a inserção de informações em uma planilha (uma única guia ou "página" de um arquivo de planilha) e a manipulação das informações para apresentação e análise. Embora haja muitos tipos diferentes de dados (e muitas maneiras de caracterizá-los), sua empresa provavelmente depende de quatro tipos principais de informações para o gerenciamento de dados.

Dólares, dólares, dólares!

O que pode ser mais crítico para um negócio do que controlar o dinheiro que entra e o dinheiro que você gasta. As planilhas são ferramentas ideais para visualizar e analisar o movimento do dinheiro dentro e fora do seu negócio. Você pode formatar um segmento de sua planilha - selecione colunas, linhas ou um intervalo de células - para reconhecer entradas numéricas como representando dinheiro. Seu software aplicará automaticamente a formatação que você escolheu para entradas de dinheiro, como aplicar um sinal de dólar à entrada e exibi-lo com duas casas decimais para representar centavos. Há várias maneiras de modificar a aparência, por exemplo, selecionando uma unidade monetária diferente do dólar dos EUA ou eliminando as entradas de centavos, o que é útil para grandes quantias em dólar.

Gerenciando Números

As empresas acompanham uma enorme quantidade de dados numéricos além do dinheiro. Algumas delas são contagens diretas, como o número de veículos na frota da empresa ou o número de vezes que cada um de seus clientes foi contatado por telefone. Outros números são mais representativos, como os números de telefone dos clientes ou os números da Previdência Social de sua equipe. Algumas empresas têm a necessidade de manter listas de dados numéricos ainda mais especializados, como campos de latitude e longitude ou números de distritos congressionais.

Sua planilha oferece várias opções de formatação para esses tipos de números também. Você pode ter os números exibidos com ou sem vírgulas ou com um estilo padronizado com traços e parênteses, conforme apropriado. Você pode querer que seus números de telefone apareçam com o código de área entre parênteses, por exemplo, ou números de CPF para incluir traços nos locais apropriados.

Texto como um tipo de dados

Nomes de clientes, descrições de produtos, cidades, países, endereços de e-mail - tudo isso e muito mais - são inseridos rotineiramente em planilhas em formato de texto. O texto é inquestionavelmente uma forma de dados. Por exemplo, sua planilha eletrônica pode escrever quase que instantaneamente uma longa lista de nomes porque reconhece as entradas de texto como dados e pode manipulá-los adequadamente.

Considere cuidadosamente seus campos de entrada de texto. Por exemplo, você pode querer inserir os nomes próprios do cliente em um campo separado dos sobrenomes. Isso facilita classificar alfabeticamente a lista no primeiro ou no último nome. Da mesma forma, inserir um endereço completo em uma única célula pode não ser tão útil quanto dividir o endereço em campos separados, como Cidade, Estado e CEP, para permitir a classificação rápida desses parâmetros.

Gorjeta

• As datas podem ser escritas em formato de texto ou em formato numérico padronizado. Se você identificar um campo de dados ou um intervalo de células em sua planilha como uma entrada de data, sua planilha poderá converter facilmente entre as representações numéricas e de texto.

Fórmulas de planilha

Embora não exatamente os dados, a capacidade de inserir fórmulas é uma característica essencial do gerenciamento de dados em planilhas. Imagine-se convidado a rever as vendas dos últimos cinco anos para cada um dos mais de mil produtos para ver onde as vendas estão aumentando e onde estão caindo. Fazer uma tarefa como essa manualmente levaria dias, se não semanas, e envolveria um tédio incrível. Mas com uma fórmula bem elaborada ou duas, uma planilha pode gerenciar a tarefa em segundos.