Diretrizes para escrever políticas e procedimentos

Políticas e procedimentos, ou diretrizes elaboradas para planejar metas de longo prazo, são criados para medir a consistência nos negócios. Políticas e procedimentos bem escritos abordam não apenas se o negócio está em conformidade com as diretrizes estaduais e federais, mas também discute como operar o negócio, concentrando-se no gerenciamento de riscos e na melhoria de como os negócios são conduzidos. Em particular, as políticas e os procedimentos padronizam certas operações para fins de conformidade, além de esclarecer a comunicação com os funcionários.

Foco

No planejamento da documentação, decida sobre o foco. Evite criar políticas e procedimentos para cada etapa de um departamento, por exemplo, como atender o telefone. Em vez disso, trabalhe em fases e selecione os departamentos e seus processos mais significativos para a empresa, por exemplo, como acompanhar o inventário do cliente. Verifique se os processos documentados possuem procedimentos considerados bem estabelecidos. Priorize cada processo de acordo com o seu significado e continue com cada departamento até chegar ao final desta fase.

Conteúdo

A documentação bem-sucedida deve incluir um texto padrão no topo que declare o propósito e o escopo do processo, a identificação dos departamentos responsáveis ​​e as definições dos termos-chave. Também são necessárias medições que classificam os resultados e processos, além de quaisquer referências a outros documentos ou leis e regulamentos aplicáveis. Além disso, inclua formulários relevantes para os processos descritos, como formulários de inventário, formulários de informações do cliente ou outros documentos.

Evitando erros

Evite erros na documentação de políticas e procedimentos aderindo aos sete Cs: contexto, consistência, integridade, controle, conformidade, correção e clareza, de acordo com o “guia para redigir políticas e procedimentos” da Work.com. Contexto ou o que está contido o documento deve descrever claramente quais são os processos e como realizá-los. Consistência ajuda a criar uma maneira padrão de escrever a política e os procedimentos. Em termos de completude, as políticas e procedimentos devem explicar logicamente os processos sem lacunas de informação. Controle significa que você deve listar as medidas que determinam se um processo está sendo executado de forma eficaz. Questões de conformidade, ou diretrizes de acordo com as regras estaduais e federais, devem pertencer às regras relevantes para as quais foram escritas. Finalmente, os documentos devem ser gramaticalmente corretos e concisos.

Melhoria

Você pode economizar dinheiro e melhorar a produtividade criando políticas e procedimentos para melhoria contínua. A documentação desatualizada dificulta sua capacidade de abordar áreas problemáticas. Compare rotineiramente a documentação com os processos atuais e atualize a documentação de acordo com a alteração dinâmica.