As Diretrizes sobre Manuais de Procedimentos de Redação

Os manuais de procedimentos são ferramentas úteis para uma variedade de configurações de emprego. Se os funcionários precisam saber como operar a copiadora ou como completar o treinamento de saúde e segurança exigido, um manual de procedimentos pode oferecer uma visão geral das etapas. Muitos empregadores elaboram manuais combinados de “políticas e procedimentos”, mas é importante reconhecer a distinção: as políticas refletem regras, enquanto os procedimentos refletem os processos e como completá-los. Ao elaborar um manual de procedimentos efetivos, é essencial concentrar-se no procedimento em si e fornecer as informações que serão mais úteis aos funcionários para realizá-lo.

Qualidades

Um manual de procedimentos deve ser simples de ler e usar. Um manual de procedimentos que requer seu próprio manual de procedimentos apenas para lê-lo não é muito útil para qualquer funcionário. Além disso, o manual de procedimentos deve ser consistente em todos os elementos, incluindo estilo, design e informações. Um manual de procedimentos é projetado para ajudar outras pessoas a completar uma determinada tarefa, por isso deve ser escrito com os leitores em mente. Os processos descritos devem ser claros e lógicos, para que todos os leitores possam seguir o procedimento sem dificuldade.

Características

Os manuais de procedimentos variam em características específicas, com base no tipo de informação detalhada. Na maioria dos casos, no entanto, os manuais de procedimentos eficazes são aqueles que possuem formatação clara e consistente para que os leitores saibam como acompanhar o material. Os parágrafos devem começar e terminar sem confusão, e os leitores não devem se perguntar onde um passo termina e outro começa. Ao descrever os passos, os escritores devem usar verbos de ação fortes para garantir que os leitores saibam exatamente o que fazer, e devem oferecer explicações e opções quando apropriado. Quaisquer ícones, imagens ou gráficos / gráficos devem ser óbvios para serem entendidos e simples de seguir.

Estilo de escrita

O estilo de escrita de um manual de procedimentos deve se basear em linguagem clara e concisa. Todas as informações processuais devem ser precisas e quaisquer acrônimos devem ser esclarecidos com uma explicação entre parênteses - por exemplo, a "Administração de Alimentos e Medicamentos (FDA)". Nos manuais de procedimentos que estarão em circulação por algum tempo, evite usar informações específicas que possam se tornar desatualizadas rapidamente. Linguagem técnica e jargão que não sejam familiares para a maioria devem ser evitados.

desenhar

O design do manual de procedimentos dependerá em grande parte do tipo de procedimento que está sendo descrito, mas algumas recomendações de design se aplicam a todos os manuais de procedimentos. Um bom manual de procedimentos usa muito espaço em branco. Ou seja, o manual não está sobrecarregado com impressão, mas oferece bastante indentação e quebras de parágrafos para evitar assustar o leitor. Os manuais de procedimentos eficazes também têm títulos e sub-cabeçalhos claros, bem como quaisquer outros rótulos e esboços adequados para muitos pontos.

Responsabilidades

Os responsáveis ​​por escrever manuais de procedimentos também são responsáveis ​​por revisá-los periodicamente. Se o material se tornar irrelevante, ele deve ser removido ou atualizado. Se as informações não forem eficazes para ajudar os funcionários, o manual deve ser revisado e aprimorado. Um manual de procedimento é tão útil quanto o trabalho que ele permite que os leitores realizem, e se o manual falhar, o escritor tem a responsabilidade de alterá-lo.