Requisitos de treinamento para funcionários da HIPAA

A Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde de 1996 - HIPAA, abreviadamente - foi promulgada para salvaguardar a segurança e a privacidade do paciente. O ato inclui duas partes principais: a Regra de Privacidade da HIPAA e a Regra de Segurança da HIPPA. A regra de privacidade ajuda a proteger as informações privadas do paciente. A regra de segurança padroniza os protocolos de segurança para informações eletrônicas de saúde. Grupos cobertos, incluindo prestadores de cuidados de saúde, planos de saúde e câmaras de compensação de cuidados de saúde, devem cumprir todas as disposições, incluindo os requisitos de formação. O Escritório de Direitos Civis supervisiona e aplica todas as atividades.

Requisito de Treinamento 1: Política Escrita

De acordo com o Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos EUA, qualquer organização ou grupo coberto pelas regras de privacidade ou segurança da HIPAA deve "desenvolver e implementar políticas e procedimentos de privacidade escritos consistentes com a regra". Para atender adequadamente a todos os requisitos legais, envolva o departamento jurídico da organização para ajudar a redigir e revisar a política. Compartilhe a política escrita com todos os funcionários cobertos e outras partes interessadas. A organização também deve designar um funcionário de privacidade e uma pessoa de contato ou escritório de contato. O funcionário de privacidade é responsável pela implementação da política. A pessoa de contato ou escritório divulga informações sobre a política e lida com reclamações oficiais. Certifique-se de incluir essas informações em seus materiais de treinamento e incentive os funcionários a entrar em contato com a pessoa de contato oficial ou o escritório com qualquer dúvida.

Requisito de Treinamento 2: Treinamento da Força de Trabalho

A HIPAA exige que as entidades abrangidas treinem todos os funcionários, voluntários, estagiários e qualquer pessoa que represente a organização em políticas e procedimentos de privacidade e segurança. Adapte o treinamento a cada função do trabalho. Treine os novos funcionários imediatamente após a contratação e realize sessões regulares de treinamento para os funcionários existentes. O Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos EUA também declara que as organizações são obrigadas a criar e utilizar "sanções apropriadas contra membros da força de trabalho que violam políticas e procedimentos". O departamento recomenda que as organizações cobertas coordenem e revejam as políticas, procedimentos e sanções com a gerência, funcionários de nível superior de saúde e representantes legais para garantir precisão, abrangência e legalidade. Caso ocorra uma infração, as entidades cobertas devem diminuir o efeito prejudicial para a parte prejudicada na medida do possível.

Requisito de Treinamento 3: Salvaguardas de Dados

A HIPAA exige que as entidades cobertas mantenham salvaguardas técnicas e administrativas "para impedir o uso ou a divulgação intencionais ou não intencionais de informações de saúde protegidas". Para atender a esse padrão, as organizações devem treinar formalmente os funcionários e outras partes interessadas para usar e aplicar protocolos de proteção de dados apropriados. Isso pode incluir procedimentos de destruição de documentos, protocolos de segurança de bloqueio ou senha ou outras salvaguardas necessárias.

Requisito de Treinamento 4: Reclamações

As organizações abrangidas devem criar e compartilhar um aviso de prática de privacidade. Inclua instruções detalhadas para reclamações de pacientes com relação ao uso e divulgação de informações relacionadas à HIPAA. O treinamento dos funcionários e de outras partes interessadas sobre como direcionar adequadamente os pacientes com as reclamações para a pessoa ou para o escritório de contato apropriado ajudará a mitigar a confusão e a garantir a documentação adequada da reclamação.