Como documentar eventos negativos no local de trabalho

Tentar defender uma rescisão injusta, assédio, discriminação ou outra ação judicial sem evidência sobre incidentes negativos no local de trabalho ou atos de funcionários anteriores ou padrões de comportamento podem enfraquecer sua capacidade de defender sua pequena empresa no tribunal. As companhias de seguros podem evitar o pagamento de sinistros se você não puder documentar casos de eventos negativos em seu local de trabalho, como falhas de equipamento, roubo ou vandalismo. Criar um manual da empresa, divulgá-lo aos funcionários e ter um sistema para verificar insubordinação, assédio ou outras instâncias de comportamento negativo do funcionário, bem como eventos negativos sem culpa, ajudará a evitar os problemas jurídicos que podem surgir de uma ação judicial e evitar reclamações de seguro malsucedidas.

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Crie uma política corporativa por escrito cobrindo comportamentos como comparecimento, pausas, vestimenta, assédio, namoro, fofoca, contato físico, abuso de substâncias, roubo, violações de segurança, estacionamento e uso de equipamentos por motivos pessoais. Inclua sua política de denúncia e resposta a queixas. Crie uma política por escrito cobrindo o relato de acidentes e outros incidentes negativos, envolvendo ou não funcionários e independentemente de alguém estar em falta. Entregue o documento a um advogado ou profissional de recursos humanos para revisar.

Distribua cópias de sua política aos funcionários e peça-lhes que enviem, por email ou por escrito, o reconhecimento de que leram, entenderam e concordaram com os termos de sua política. Para reconhecimentos escritos, exigem uma assinatura, título e data. Um email mostrará o endereço de retorno do funcionário e a data e hora de envio.

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Reúna-se com os funcionários envolvidos em um incidente negativo quando ocorrer um. Peça a um funcionário neutro de terceiros para testemunhar a reunião se isso envolver um problema do funcionário. Ouça os relatórios do incidente e peça a cada parte envolvida para documentar uma resposta por escrito, juntamente com a sua assinatura e a data. Peça a qualquer testemunha que a ocorrência coloque o que viu ou ouviu por escrito e assine e date suas anotações.

Se o incidente não envolver um funcionário, como vandalismo em suas instalações, roubo ou mau funcionamento de uma máquina que danifique sua propriedade, peça à pessoa que preenche o relatório o máximo de detalhes possível, incluindo a data, a hora e qualquer outra informação pertinente. fatos. Se outros funcionários testemunharam o evento, peça-lhes que assinem e datem o relatório. Apresentar um relatório policial quando você acredita que um incidente pode ser criminoso.

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Decida um curso de ação e consulte um advogado ou profissional de recursos humanos para discutir a legalidade de sua resposta a um incidente pessoal. Reúna-se com o funcionário e forneça sua resposta ao incidente por escrito. Deixe o funcionário ler sua resposta, que deve incluir qualquer ação que você esteja tomando, e peça-lhe que a assine e date. Peça a um funcionário neutro de terceiros para testemunhar a reunião.

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Coloque todos os documentos referentes a incidentes de funcionários no arquivo de funcionários do funcionário e mantenha-os pelo período de tempo do funcionário com a empresa e, pelo menos, um ano depois, caso o funcionário processe a empresa depois que ele deixar o emprego.

Mantenha documentos não relacionados a falhas em um arquivo separado. Discuta com seu advogado se você deve enviar cópias ao seu locador ou seguradora.