Como elaborar uma fatura

Para muitos proprietários de pequenas empresas, o faturamento representa uma tarefa administrativa que é mais bem feita rapidamente - como se fosse um curativo. Por ser necessário o faturamento para obter o pagamento, a burocracia que traduz contas a receber abertas em negócios pagos às vezes expõe os empreendedores ágeis ao mundo lento da burocracia corporativa. Elaborar a fatura corretamente na primeira vez ajuda a reduzir o risco de atraso no recebimento de contas ou solicitações do fornecedor para reenviar uma fatura corrigida.

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Desenvolva uma fatura padrão para sua empresa. Não há um único modelo correto a ser usado - a Microsoft oferece vários designs diferentes do Office.com, por exemplo -, mas garante que o design contenha todos os dados exigidos pelo pagador e seja de fácil leitura.

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Inclua a data da fatura e um número de fatura. Mesmo que você não precise de números elaborados, as empresas maiores confiam nelas para rastrear quais faturas foram pagas.

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Forneça informações que identifiquem sua empresa. Por exemplo, inclua uma linha "enviar para" que identifique a pessoa ou empresa a quem o cheque deve ser pago, com um endereço de correspondência adequado. Adicione quaisquer dados de identificação - números de fornecedores, dados de identificação fiscal, informações de endereço e números de contrato, por exemplo - que ajudem o pagador a avaliar a validade da fatura.

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Resuma as informações sobre a transação pela qual você está cobrando. Por exemplo, se você enviou widgets em resposta ao pedido de compra da empresa, inclua o número de pedido da empresa e a data em que o produto foi enviado - incluindo, se disponível, um número de rastreamento de remessa.

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Listar os itens para os quais você deseja ser pago. Inclua uma explicação precisa e descritiva de cada cobrança, com uma quantidade, preço unitário e preço estendido final. Forneça identificadores exclusivos, como números de catálogo ou códigos de produtos universais, para permitir que o pagador faça referência cruzada ao recebimento de produtos. Se você estiver listando os serviços, explique a natureza do serviço e, se útil, a pessoa de contato da empresa que pode garantir a precisão da cobrança.

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Calcule o subtotal de todos os itens como faturados.

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Processe quaisquer ajustes no subtotal, como descontos percentuais, impostos, frete ou juros, e apresente um total final faturável. Se você estiver avaliando impostos, certifique-se de que o pagador não esteja isento de impostos e de que você seja legalmente permitido e obrigado a cobrar impostos sobre vendas com base na localização de sua empresa e na empresa que está faturando.

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Especifique os termos de pagamento. A maioria das faturas comerciais é "net 30", o que significa que a fatura deve ser paga integralmente dentro de 30 dias do recebimento. Algumas pequenas empresas oferecem incentivos, como um desconto de 5% para pagamento em até 15 dias. Certifique-se de que os termos da fatura estejam claramente identificados, caso ainda não estejam cobertos por contrato.

Coisas necessárias

• Registros precisos sobre todos os itens que você fatura

Gorjeta

• Determine se diferentes unidades de negócios para um único fornecedor aprovarão diferentes partes de sua fatura aberta. Em caso afirmativo, pergunte se faz mais sentido enviar várias faturas menores para agilizar o processo de aprovação e reduzir o risco de que qualquer dúvida atrase o pagamento de todo o lote aberto de contas a receber.

Avisos

• Algumas grandes empresas digitalizam as faturas recebidas. Se o computador não atender aos campos obrigatórios, o pagamento poderá ser substancialmente atrasado. Por essa razão, é sempre prudente enviar faturas geradas por computador ou datilografadas e verificar com o cliente para determinar se a empresa requer determinados elementos ou formatos de dados. A conformidade com o sistema de faturamento do cliente, mesmo que contradiga seu próprio modelo, às vezes se traduz em lançamentos em dinheiro acelerados.
• Siga os requisitos delineados pelo Departamento de Alfândega e Controle de Fronteiras dos EUA para documentar itens que entram nos Estados Unidos e precisam passar pela alfândega.