Como Estabelecer Controles Internos Fortes sobre um Sem Fins Lucrativos

Organizações sem fins lucrativos fornecem serviços humanos e públicos em diversas áreas. Para financiar serviços e programas, muitas organizações sem fins lucrativos solicitam e aceitam doações do público ou solicitam doações de fundações e do governo. Controles internos fortes são essenciais para organizações que usam dinheiro público. Esses controles ajudam a evitar fraudes e uso indevido de fundos e desempenham um papel importante na integridade e precisão dos relatórios financeiros. Controles estritos também ajudam as organizações sem fins lucrativos a alcançar uma proporção aceitável entre as despesas das atividades do programa e as alocações para o apoio do programa.

Autoridade de despesas

Estabelecer permissões específicas para autorizar todos os gastos é um elemento essencial do controle dos processos financeiros da organização. Em algumas organizações, a autoridade para compras ou compromissos financeiros exige pelo menos duas assinaturas. Frequentemente, são funcionários de um alto escalão, como o diretor executivo da organização e um membro do conselho ou diretor financeiro. Contratos alternativos que fornecem controle limitado incluem contratos de compra com limites de dólar previamente autorizados para fornecedores específicos. Sob esses arranjos, a organização designa a equipe autorizada a gastar recursos. Os limites do dólar podem ser aplicados a categorias de despesas ou ao total de valores de compra.

Segregar Deveres

Uma organização que procura manter bons controles financeiros deve separar os deveres relacionados às suas finanças, de modo que toda transação financeira de entrada e saída exija ação de mais de uma pessoa ou departamento. Essa segregação produz verificações e balanços que evitam erros e fraudes. Separar a custódia dos registros e da documentação para receitas e despesas da autorização do recebimento ou do desembolso de fundos. Isso é especialmente importante para funções organizacionais, como folha de pagamento. Com controles fortes, a pessoa ou departamento que autoriza o emprego para a organização não tem autoridade para processar os dados da folha de pagamento e emitir contracheques para os funcionários.

Padrões de Eficiência

Inerente à missão declarada de todas as organizações sem fins lucrativos, está o compromisso com a boa administração dos fundos que aceita para apoiar seus programas. O Charity Navigator ressalta que a diferença nos custos operacionais para organizações sem fins lucrativos produz uma faixa variável de índices de despesas, mas 70% das organizações sem fins lucrativos gastam 75% ou mais de seus orçamentos em atividades do programa e 90% gastam pelo menos 65%. As organizações que gastam menos de um terço de seu orçamento total em atividades do programa são ineficientes e possivelmente indignas da confiança pública, na opinião do Charity Navigator. A diretoria de organizações grandes e pequenas sem fins lucrativos deve implementar controles orçamentários que mantenham os gastos da organização para atividades de apoio bem abaixo das despesas das atividades do programa. A revisão mensal e auditorias internas regulares das transações financeiras da organização permitem que o conselho monitore a conformidade com os padrões do índice orçamentário.

Custos Permitidos

Um orçamento de despesas aprovado que identifica claramente os custos admissíveis é um mecanismo de controle interno que ajuda as organizações sem fins lucrativos a atender os padrões de eficiência e as diretrizes dos doadores. Quando as organizações aceitam fundos públicos ou privados, as despesas cobradas para a concessão devem corresponder a um item de linha no orçamento que a organização forneceu ao concedente ou doador. O escritório de finanças da organização normalmente tem a responsabilidade de manter controles rígidos de itens de linha. As auditorias externas por uma parte independente fornecem a camada adicional de supervisão necessária para verificar a alocação de despesas de uma organização para itens de linha de orçamento permitidos.