Como usar os modelos ideais do PMO para planejar as prioridades do projeto

O gerenciamento de projetos é fundamental em praticamente qualquer setor. Em alguns setores, como o campo de tecnologia da informação, os escritórios de gerenciamento de projetos ou PMOs servem como um departamento chave em muitas empresas para a execução de iniciativas de gerenciamento de projetos. Dois modelos básicos de PMO representam extremidades opostas do espectro em relação ao tipo de papel que o PMO deve desempenhar. Os dois modelos que podem ser utilizados são os modelos de supervisão e de suporte.

Modelos

No modelo de supervisão, o PMO supervisiona o processo de gerenciamento de projetos e supervisiona o trabalho das várias equipes envolvidas na execução do projeto. No modelo de suporte, o PMO atua com mais capacidade consultiva e ajuda as equipes a atingir suas metas fornecendo suporte adicional sempre que possível. Algumas empresas agora enfatizam uma combinação dos dois modelos, pois eles reconhecem as limitações de se concentrar em apenas um extremo ou outro. Por exemplo, o PMO servindo como suporte para gerenciamento de projetos tem pouco controle sobre a execução do projeto e pode não ser capaz de moldar e influenciar adequadamente a direção do projeto. Da mesma forma, o PMO de supervisão pode exibir muito controle sobre o processo e sufocar a criatividade por completo.

Meio termo

Ao tentar planejar as prioridades do projeto, encontrar um meio termo entre os dois extremos dos modelos de suporte e supervisão é ideal. Pode ser difícil impor a liderança supervisora ​​em uma equipe de projeto em todos os momentos, portanto, usar o PMO para instruir ou ditar como o projeto deve ser priorizado e executado nem sempre é do melhor interesse de todos os envolvidos. O PMO pode não ter todas as informações disponíveis necessárias para tomar a decisão certa devido à separação em termos de tempo ou distância. O mesmo vale para confiar demais no modelo de suporte. As equipes podem precisar de mais orientação e liderança do que receberiam com um PMO atuando como um escritório de suporte. Em vez disso, as empresas precisam fazer um ato de equilíbrio entre as duas, movendo-se fluidamente de um extremo ao outro conforme necessário.

Facilitando

Andar na corda bamba entre os dois extremos deve resultar em um PMO que serve como um facilitador para o gerenciamento de projetos. Planejar as prioridades do projeto também é uma questão de equilíbrio entre os extremos. O PMO pode atuar como supervisor na determinação de quais projetos são mais importantes que outros. O PMO deve indicar às suas equipes a prioridade das tarefas a serem concluídas, mas ainda deixar em aberto a possibilidade de que a situação possa ditar que outras prioridades as superarão à medida que os projetos se desdobram. No entanto, se o PMO insiste que os projetos sejam executados em uma ordem específica, ele também deve servir como facilitador ou escritório de apoio para garantir que isso aconteça.

Em formação

O site da Tech Republic afirma que o PMO deve desempenhar um papel crucial na gestão do conhecimento. A gestão do conhecimento é fundamental para o planejamento das prioridades do projeto. O PMO pode servir como um repositório de conhecimento sobre o qual as equipes podem confiar para fins de planejamento de prioridades. O PMO pode fornecer às equipes o conhecimento de quais métodos funcionam e quais não. Pode também ter uma ideia melhor das tarefas que devem ser realizadas antes de outras. As equipes podem contar com o PMO para determinar quais tarefas devem ter prioridade sobre as outras e, em seguida, fornecer o suporte necessário para realizá-las com base no melhor conhecimento disponível.