Como usar o Outlook Business Contract Manager

Como proprietário de uma empresa, é vital manter o controle de seus contatos e, às vezes, um simples programa de e-mail não fornece todas as informações de contato de que você precisa. Se você usar o Outlook 2007, terá acesso a um complemento especial criado para permitir que os proprietários de empresas aproveitem ao máximo cada contato. Este produto é chamado Business Contact Manager e usá-lo pode ajudá-lo a rastrear seus clientes, seus clientes e seus clientes potenciais.

Faça logon no seu computador e instale o Business Contact Manager (BCM) para Outlook 2007. Depois que o produto for instalado, você poderá continuar mantendo suas informações de contato pessoais no Outlook, mas o BCM permitirá rastrear as informações de contato da empresa, facilitando mantenha seus e-mails pessoais e comerciais separados.

Vá para o menu Business Contact Manager e clique em "Conta". Vá para o menu Padrão e clique em "Novo". Adicionar um contato ao BCM facilita a localização de um determinado cliente para acompanhar as entregas e novas oportunidades de negócios.

Digite as informações para o contato diretamente no formulário da conta. Clique na guia "Conta" na faixa de opções do Office 2007 e clique no grupo "Ações". Escolha "Salvar e Fechar" para criar o novo registro. A faixa de opções do Office 2007 substituiu a barra de menus usada nas versões anteriores do Microsoft Office. A aparência da faixa de opções é diferente daquela da barra de menus, mas a funcionalidade é praticamente a mesma. Continue adicionando todos os seus contatos comerciais digitando as informações deles em um novo formulário de conta.

Clique em um email para adicionar automaticamente um contato comercial do Outlook. Vá para a barra de ferramentas do Business Contact Manager e clique em "Vincular automaticamente ao e-mail". O recurso de link automático de e-mail fornece uma maneira rápida e fácil de criar um novo contato com base nas informações existentes armazenadas no Outlook.

Escolha o endereço de e-mail que você deseja converter em um contato comercial e clique em "OK". Isso salvará o endereço de e-mail como um novo contato comercial no Business Contact Manager. O endereço de email e o nome do contato serão automaticamente adicionados; você pode editar o registro para adicionar detalhes adicionais, se desejar.

Clique na barra de ferramentas Business Contact Manager e escolha "Business Project" para criar um novo registro de projeto. Vá para o menu Padrão e clique em "Novo". O registro do projeto é projetado para ajudar os empresários a colaborar em projetos e negócios com outras partes.

Digite as informações do projeto diretamente no formulário, clique na faixa de opções do Office 2007 e escolha a guia Business Contact Manager. Clique em "Ações" e escolha "Salvar e fechar".

Crie uma conta clicando no menu Business Contact Manager e escolhendo "Conta". Clique em "Standard" e depois em "New". Digite suas informações no formulário de conta e clique no grupo "Conta" na faixa de opções do Office 2007. Clique em "Ações" e escolha "Salvar e Fechar". Criar contas no BCM fornece valor real para sua equipe de vendas interna, à medida que elas acompanham as perspectivas de negócios e as contas atuais.

Inicie um novo registro de oportunidade clicando no menu Business Contact Manager e escolhendo "Opportunity". Clique no menu "Standard" e escolha "Novo"; insira as informações no registro de oportunidade. Clique na faixa de opções do Office 2007, selecione "Oportunidade", clique em "Ações" e escolha "Salvar e fechar". O registro de oportunidades foi criado para ajudar você a aproveitar novas oportunidades de vender produtos e serviços da sua empresa.

Importe dados de uma lista de distribuição do Outlook clicando no menu "Arquivo" e escolhendo "Importar e exportar". Clique em "Business Contact Manager para Outlook" e, em seguida, "Importar um arquivo". Clique em “Next” e altere o tipo de arquivo para “lista de contatos do Outlook”. Clique em "Avançar" e use o "Assistente de Importação e Exportação de Dados Corporativos" para importar os dados do Outlook para o BCM.