Como usar sistemas telefônicos para fazer contato com pessoas dentro e fora de sua organização

Embora o escritório moderno tenha sido inundado por opções adicionais de comunicação com correspondência por e-mail, telefones celulares, videoconferências e mensagens de texto, o sistema de telefonia ainda continua sendo um elemento importante na comunicação. O telefone do escritório funciona como o núcleo humano do seu escritório, permitindo que seus clientes saibam que estão trabalhando com pessoas reais que se importam com suas necessidades. Sua equipe precisará entender os aspectos técnicos de trabalhar com seu sistema de telefonia, bem como a etiqueta que você exige deles ao usá-lo.

Fazendo Chamadas Telefônicas

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Localize o número de telefone correto. Independentemente de sua chamada ser interna ou externa, verifique se você tem o número correto para economizar tempo e alcançar a parte correta. Consulte sua lista de contatos ou o Rolodex para evitar o contato com um número de telefone incorreto.

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Disque o número de telefone e entre em contato com o destinatário da chamada pretendida. Certifique-se de ter alcançado a pessoa correta e cumprimentá-lo e informá-lo de onde você está ligando e o motivo da sua ligação. Mantenha um tom amigável e profissional durante toda a sua ligação.

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Anote todas as informações cruciais à medida que você continua a situação, para que você não precise pedir à outra pessoa que repita as informações e, assim, você terá tudo à mão e ficará facilmente acessível.

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Resuma sua discussão e certifique-se de que nenhum de vocês deixou nada a dizer e se prepare para encerrar a ligação de maneira amigável e profissional.

Recebendo Chamadas Telefônicas

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Atenda o telefonema de maneira amigável e profissional, bem como de acordo com o protocolo do seu escritório. Certifique-se de saber se o seu empregador quer que você atenda a chamada, incluindo o nome completo da empresa, juntamente com o seu nome pessoal. Atender chamadas de maneira uniforme dá uma projeção da confiança e coesão da sua empresa.

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Identifique o chamador. Descubra quem ela quer alcançar e se você pode fornecer ao destinatário da chamada alguma informação adicional antes de transferi-la. Anote essas informações para que você possa fornecer informações com precisão à pessoa que recebe a chamada. Ao fornecer ao destinatário da chamada as informações do chamador, ele pode responder a ela pelo nome.

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Transferir a chamada telefônica para o funcionário correto. Educadamente informar o chamador que você irá direcioná-lo para o funcionário certo. Agradeça e lhe ofereça um bom dia. Depois de ter alcançado o destinatário da chamada, diga a ela quem está ligando e em que assunto a chamada está se referindo.

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Pegue uma mensagem ou envie o chamador para o correio de voz, se o destinatário da sua chamada estiver longe de sua mesa. Certifique-se de que o destinatário tenha as informações corretas, anote ou prepare um e-mail para enviar ao destinatário. Se o seu escritório depende muito de um sistema de correio de voz, envie a chamada para o correio de voz do destinatário. Certifique-se de enviar o chamador para o ramal correto.

Coisas necessárias

• Lista de contatos
• Almofada de mensagens

Dicas

• Designe funcionários para verificar a caixa de correio de voz coletiva da empresa para garantir que nenhuma chamada seja perdida.
• Os sistemas de correio de voz costumam ter limites de caixa. Exclua as mensagens quando tiver reconciliado os problemas para ter certeza de que você tem muito espaço para novas chamadas e assuntos.
• Configure uma saudação de correio de voz pessoal para permitir que os chamadores de entrada cheguem à pessoa certa. Mantenha as coisas pessoais com uma mensagem amigável e profissional.

Aviso

• Não retornar chamadas pode prejudicar a reputação da sua empresa e perder negócios para você. Certifique-se de que seus funcionários retornem telefonemas prontamente, dando o máximo de ajuda e informações possíveis.