Como escrever um relatório de avaliação para uma organização

As avaliações são um processo importante para medir e melhorar o desempenho. Como proprietário de uma pequena empresa, você realizou, sem dúvida, avaliações suficientes de si mesmo, da sua empresa ou de seus funcionários, de que o processo se tornou quase uma segunda natureza. Um relatório de avaliação é essencialmente uma documentação formal do mesmo processo. Se a sua avaliação for para uma organização cliente, peça à organização quaisquer relatórios relacionados que tenham sido realizados no passado. Esses relatórios, além de fornecerem informações que devem ser abordadas na avaliação atual, também podem ser revisados ​​para ver quais são as expectativas do cliente em termos de formatação e grau de detalhamento.

Preparação

Reúna e revise todos os dados usados ​​para conduzir a avaliação. Ao revisar os dados, você deve ter uma ideia do que o relatório vai dizer e quais conclusões serão apresentadas.

Identifique os principais interessados ​​para o relatório. Estes incluirão aqueles que lerão o relatório e terão interesse em suas descobertas. As partes interessadas variam, mas geralmente incluem os líderes da organização, clientes, fornecedores, financiadores e funcionários. Como as partes interessadas são seu público, tenha em mente as dúvidas e preocupações ao escrever o relatório.

Anote as conclusões que se tornam aparentes à medida que você revisa os dados. Conforme você compila os dados e escreve o relatório, é normal que novas conclusões se tornem aparentes. Mantenha a mente aberta e deixe os dados moldarem o relatório, em vez de enfatizar os dados que se ajustam aos seus próprios preconceitos ou aos objetivos das partes interessadas.

Escrevendo o Relatório de Avaliação

Anote o cabeçalho do "Resumo" ou "Sumário Executivo". Esta é a primeira seção da maioria dos relatórios de avaliação, mas geralmente é escrita por último. Use esta seção para resumir os pontos mais importantes do relatório depois de concluir as outras seções.

Escreva uma seção "Background" detalhando as razões pelas quais a avaliação foi realizada. Realce as descobertas e recomendações de avaliações anteriores que levam a este relatório.

Escreva uma seção "Escopo" descrevendo o que foi avaliado e as datas em que a avaliação foi realizada.

Escreva uma seção "Revisores" listando as pessoas e organizações que realizaram a avaliação.

Escreva uma seção "Processo de Avaliação" descrevendo as etapas que foram tomadas durante a avaliação e listando as ferramentas e os recursos utilizados. Se mais de uma avaliação foi realizada, o processo de cada uma deve ser descrito separadamente.

Escreva uma seção de "Avaliação" para cada avaliação realizada. Estes podem ser diferentes tipos de avaliações sobre o mesmo assunto ou diferentes sujeitos sendo avaliados. Por exemplo, uma pessoa pode ter realizado entrevistas por telefone e um site pode ter sido analisado. Além do Apêndice, as seções de Avaliação são geralmente as mais longas e mais detalhadas.

Escreva uma seção de "Recomendações", listando as recomendações de cada avaliação. Embora cada avaliação possa ter sua própria lista de recomendações, resuma as recomendações mais importantes em uma lista sucinta que possa ser facilmente lida e compreendida por todas as partes interessadas.

Escreva uma seção "Referências", se necessário, citando os recursos de terceiros usados ​​para conduzir a avaliação. Isso pode incluir políticas da organização, declarações de missão ou documentos do setor sobre as melhores práticas.

Escreva uma seção "Apêndice", se necessário, que inclua todos os dados coletados durante a execução da avaliação. Isso geralmente pode ser um ou mais documentos separados, incluindo planilhas ou outros dados.

Revise todo o documento e finalize a seção Resumo. Dê uma cópia de rascunho a cada revisor para garantir que suas descobertas sejam documentadas corretamente antes de imprimir uma versão final do relatório.

Gorjeta

• Embora as seções recomendadas neste artigo sejam úteis para a maioria dos relatórios de avaliação, lembre-se de que seu relatório pode exigir seções diferentes com base na natureza do relatório em si.