Como escrever um questionário de descrição da posição do assistente executivo

Os assistentes executivos profissionais são especialistas em organização administrativa e priorização que muitos líderes de pequenas empresas contratam para ajudá-los a aumentar sua produtividade e eficiência. Como as ações de um assistente executivo têm um impacto significativo em um negócio, é importante que você analise cuidadosamente as qualificações do candidato durante o estágio inicial de contratação. Um questionário de descrição de cargos de assistente executivo é uma ferramenta que pode ajudá-lo a descartar rapidamente candidatos cujo histórico ou habilidades não atendem aos requisitos do trabalho ou às suas expectativas.

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Faça uma lista de todos os requisitos para a posição do menor para o maior em uma página em branco no software de processamento de texto. Ao fazer a lista, anote suas expectativas em relação a treinamento e educação, bem como habilidades administrativas, interpessoais, de comunicação, de computação e analíticas.

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Crie perguntas para cada requisito ou expectativa. Por exemplo, “Qual é o seu nível de experiência com o software a seguir?” Ou “Qual é o seu nível de experiência com a organização e agendamento de reuniões, anotações de reuniões e preparação de atas?”

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Organize perguntas sobre tópicos semelhantes em seu documento em seções. Por exemplo, coloque questões relacionadas à educação em uma seção e questões administrativas em outra. Quando terminar, coloque os títulos no início das seções, como "Perguntas sobre habilidades com computadores".

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Adicione respostas abaixo de cada pergunta para criar um formato de múltipla escolha no qual os candidatos possam trabalhar rapidamente. Por exemplo, você pode escrever: "Não tenho experiência nesta área", "Tenho alguma experiência, mas posso exigir treinamento adicional", "Tenho uma vasta experiência" e "treinei outras pessoas nessa área".

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Crie um espaço em branco para feedback adicional ou esclarecimento abaixo de cada conjunto de respostas e nomeie-o com uma declaração explicando o propósito do espaço, como “Use o espaço abaixo para descrever qualquer informação adicional em relação à sua experiência ou habilidades”.

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Escreva uma introdução no início do questionário que descreva sua finalidade. Além disso, escreva uma declaração sobre as consequências de não responder completamente ao questionário, como "desqualificação de consideração".

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Adicione instruções para o questionário sob a introdução. Além disso, adicione um ou dois exemplos de perguntas que mostrem aos candidatos o que esperar à medida que avançam no questionário.

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Coloque uma declaração de verdade no final do questionário que o candidato deve assinar para afirmar que ele respondeu com veracidade ao longo do questionário e compreende as consequências da mentira ou deturpação de si mesmo. Por exemplo, “certifico que minhas respostas são verdadeiras segundo o meu conhecimento. Eu entendo que quaisquer falsas representações resultarão em (conseqüências) ... ”

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Crie uma área de assinatura após a declaração de verdade que pede ao candidato para assinar e imprimir seu nome e fornecer a data. Além disso, crie linhas para as informações de contato do candidato, incluindo o endereço residencial, os números residencial e celular e o endereço de e-mail.

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Coloque suas informações de contato no início e no final do documento para que o candidato saiba como chegar até você com qualquer dúvida que ele tenha sobre o preenchimento do questionário.

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Adicione um título ao questionário, como "Questionário de descrição da posição do assistente executivo".

Aviso

• Sempre peça a um advogado para revisar o questionário antes de distribuí-lo para confirmar que o palavreado usado é legalmente permitido em seu estado.