Como escrever um e-mail de acompanhamento para uma grande reunião de negócios

As reuniões são uma importante ferramenta de negócios no arsenal de qualquer empreendedor. As reuniões são onde o treinamento dos funcionários é feito, os clientes potenciais são transformados em clientes fiéis e os investidores são trazidos a bordo. Grandes reuniões de negócios merecem ótimos e-mails de acompanhamento. Esses e-mails podem ser usados ​​para reforçar pontos obtidos durante a reunião, fornecer informações que podem ter sido negligenciadas e colocar em ação ações de acompanhamento.

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Enderece o email para a pessoa correta. Verifique novamente o endereço de e-mail e a ortografia do nome do seu contato. Se o email precisar ser formal, inclua o título preferido do destinatário. Tomando o tempo para abordar pessoalmente cada pessoa que você está enviando uma boa impressão, especialmente se você está tentando trazer novos negócios ou investidores.

2

Escreva uma linha de assunto facilmente reconhecível que esteja diretamente relacionada à reunião. Linhas de assunto genéricas, como "reunião" ou "nossa palestra de ontem", correm o risco de ser excluídas ou serem perdidas na desordem de uma caixa de entrada ocupada.

3

Escreva uma breve introdução que lembre os destinatários do motivo da reunião e agradeça pelo tempo que levaram para participar.

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Determine o objetivo do email de acompanhamento. O conteúdo de email de acompanhamento será diferente dependendo do motivo da reunião. Envie uma recapitulação dos seus pontos de venda mais atraentes para um cliente em potencial. Inclua uma lista de pontos de treinamento ou metas específicas de vendas ou serviços para os funcionários. Inclua folhas de dados, uma cópia do seu plano de negócios ou gráficos de potencial de vendas para os investidores.

5

Inclua quaisquer ações específicas que precisem ser tomadas. Mencione quaisquer datas e horários para futuras reuniões. Dê uma descrição das etapas específicas que serão tomadas a seguir se você estiver no meio de um processo de vendas ou treinamento.

6

Verifique sua ortografia e gramática. Use o recurso de verificação ortográfica do seu programa de e-mail para detectar erros óbvios. Leia atentamente e procure por qualquer coisa que tenha passado pela verificação ortográfica. Faça as correções conforme necessário.

7

Inclua suas informações de contato e anexe quaisquer documentos de acompanhamento mencionados durante a reunião.

8

Envie o email dentro de um período de tempo razoável após uma reunião. Se você prometeu enviar documentos importantes imediatamente após uma reunião, siga até o final do dia. Tente enviar e-mails de acompanhamento dentro de 24 horas após uma reunião.

Dicas

• Mantenha os emails de acompanhamento concisos e relevantes. Você não precisa escrever um romance como acompanhamento.
• Acompanhamento com follow ups. Responda prontamente se um participante da reunião solicitar mais informações ou esclarecimentos.