Como escrever um memorando do RH

Os departamentos de recursos humanos enviam regularmente comunicações aos funcionários sobre uma variedade de tópicos - desde a documentação de rescisões de funcionários até o prolongamento de um convite para o piquenique da empresa. A comunicação de RH mais eficaz é bem construída, mantém o público em mente e é adequadamente distribuída. Também contém linguagem que não deixa ao leitor a interpretação do significado, o que significa que um memorando de RH deve ser claro e não ambíguo.

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Elabore o objetivo e o esboço de sua mensagem. Os memorandos de recursos humanos podem ser informativos, como atualizações de políticas ou procedimentos, ou podem ser confirmações por escrito de ações de emprego, como documentação para revisão disciplinar ou demissão. Ao redigir o esboço, determine a posição ou o título, o histórico e as qualificações do seu leitor.

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Prepare a lista de funcionários para quem seu memorando será distribuído. Peça ao departamento de TI para fornecer uma lista de e-mail para todos os funcionários ou para determinados grupos de funcionários. Se você estiver escrevendo uma nota informativa para os funcionários, copie seus supervisores e gerentes. A liderança deve estar sempre ciente das informações fornecidas aos funcionários que se reportam a elas.

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Reúna os dados necessários para substanciar seu tópico. Por exemplo, se você estiver escrevendo sobre uma mudança de política, obtenha cópias dos manuais atuais e dos procedimentos operacionais padrão. Além disso, obtenha declarações de política revisadas que foram divulgadas após a publicação do seu manual. Se as políticas tiverem a ver com processos, como tecnologia, obtenha instruções passo a passo para usar a nova tecnologia.

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Listar os funcionários a quem você está escrevendo o memorando. Determine quem são seus leitores e ajuste a linguagem de acordo. Por exemplo, se você estiver escrevendo para especialistas em TI sobre questões de procedimentos, eles entenderão o que falar em tecnologia. No entanto, se você estiver escrevendo um memorando sobre processos de TI e seu público consistir em mais de uma equipe de TI, prepare-o para que seja compreensível para um público amplo.

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Coloque cópias de memorandos direcionados a funcionários individuais em seus arquivos de pessoal. Alguns memorandos confidenciais podem precisar ser apresentados em uma reunião presencial em primeiro lugar, e se o memorando tiver a ver com a rescisão, o supervisor ou gerente do funcionário deve estar presente durante a reunião quando o memorando for entregue ao funcionário.

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Indique se os memorandos de RH são confidenciais. A correspondência de RH pode conter informações confidenciais sobre salários e termos e condições sobre questões de emprego, como benefícios, disciplina, métricas de RH e planos estratégicos de RH. Cópias de memorandos confidenciais de RH devem ser armazenadas em arquivos com acesso limitado.