Como escrever cartas comerciais de problemas e soluções

Para muitos empresários, escrever é um desafio, especialmente quando uma carta de solução de problemas está à mão. Pode ajudar pensar na tarefa que você enfrenta como inerentemente otimista. Não só você está delineando um problema e suas conseqüências, você também está fornecendo uma solução que deve melhorar o estado de coisas para ambas as partes. Se você está escrevendo para um cliente, fornecedor ou parceiro de negócios, o fato de que você está demorando para apresentar uma solução pode ajudar a garantir que o problema não ocorra novamente.

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Dedique o primeiro parágrafo da sua carta a delinear seu propósito por escrito: Você está lidando com um problema que ocorreu e está propondo o que você espera que seja uma solução mutuamente aceitável.

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Explique o problema e as informações pertinentes no segundo e terceiro parágrafos, marcando um tom calmo, razoável, se não amigável, que é desprovido de sarcasmo ou raiva. Lembre-se de que você ainda não propôs sua solução e não quer que seu leitor afine sua mensagem.

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Descreva as consequências do problema em termos reais, humanos, para que o leitor compreenda perfeitamente o escopo do problema. Digamos que você esteja escrevendo para um vendedor que regularmente estaciona seu caminhão na frente de seu prédio por uma hora todos os dias enquanto ele vai almoçar ao lado. Apesar das linhas pintadas no pavimento, o seu grande camião ocupa vários lugares de estacionamento e mesmo em frente ao seu edifício. As conseqüências dessa ação podem ser que o caminhão serve como um impedimento para seus clientes, alguns que se queixaram desse comportamento.

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Esforce-se por graciosidade dizendo que aprecia o relacionamento da pessoa com sua empresa. Se puder, proponha uma solução que supere as circunstâncias atuais, como sugerir que o fornecedor estacione seu caminhão na parte de trás do prédio, onde ele desfrutará de acesso à rampa e portas mais largas.

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Procure um terreno comum, talvez dizendo que "como colegas de trabalho", você compartilha o desejo de manter seus clientes satisfeitos para que seus negócios continuem a prosperar e a crescer.

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Expresse seu desejo de ouvir uma solução alternativa e incentive um telefonema para discutir o assunto. Mesmo que você acredite que não há uma alternativa viável, o fato de estar disposto a aceitar uma alternativa deve ser apreciado.

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Feche a carta de solução de problemas, prometendo ligar em alguns dias. Declare sua confiança de que você será capaz de resolver o assunto de forma satisfatória e agradecer a pessoa pelo seu tempo e consideração.

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Peça a um colega que leia sua carta e prove que não só para ortografia e gramática, mas também para escolhas de tom e palavra.

Gorjeta

• Sendo a natureza humana o que é, sempre há a chance de que sua letra polida e racional de solução de problemas seja repelida com raiva. Se isso acontecer, você sempre terá a opção de seguir com uma letra mais forte. Fique otimista. A maioria das pessoas responde de maneira positiva ao tato e à diplomacia, mesmo que consintam sua solução com relutância.