O que significa escrever parágrafos no formato de negócios?

Documentos comerciais - como cartas, e-mails, memorandos e relatórios - usam parágrafos para separar diferentes tipos de informações, argumentos e ideias. Os parágrafos escritos em formato de negócios são estruturados de forma formal, profissional e bem organizada. Quando estiver escrevendo um documento comercial, considere como o parágrafo aparecerá no papel, a organização do parágrafo e sua colocação no documento total. Seja consistente na forma como você formata seus parágrafos. Use uma linguagem concisa e um estilo simples para que o leitor permaneça focado em sua mensagem.

Formato de bloco

O formato visual mais comum para parágrafos em um documento comercial é o formato de bloco no qual o início de um parágrafo não é recuado. Em vez disso, o parágrafo inteiro é de espaçamento simples e justificado à esquerda, o que significa que está alinhado com a margem esquerda do papel. Uma linha em branco é inserida após cada parágrafo para separá-la do próximo parágrafo ou elemento do documento. O semi-bloco, no qual o início de cada parágrafo é recuado, é usado com menos frequência.

Fonte

Parágrafos em um documento comercial são digitados em uma fonte tradicional, como Times New Roman de 12 pontos. Evite usar fontes incomuns que distraiam o conteúdo da sua escrita. Use a mesma fonte em todo o documento, exceto os títulos, que podem usar um tamanho de fonte maior ou ser definidos em negrito.

Conteúdo do Parágrafo

Cada parágrafo deve abordar uma única ideia principal. Introduzir a ideia principal em uma declaração geral na primeira frase do parágrafo. Siga esta frase de tópico com algumas frases que suportam a ideia principal. Estes podem consistir em detalhes informativos ou um argumento para defender sua ideia. Encerre o parágrafo com uma frase sumária. Se um parágrafo for muito longo, corre o risco de perder a atenção do leitor. Em vez disso, organize um parágrafo longo em dois ou mais parágrafos menores.

Ordem do Parágrafo

Um documento comercial, como um relatório ou carta, começa com um parágrafo que introduz o assunto do documento. Isto é seguido por um ou mais parágrafos que desenvolvem o assunto. Um parágrafo final resume as informações que você forneceu ou pede ao leitor que tome uma ação específica. Por exemplo, uma carta apresentando os motivos de uma campanha publicitária pode começar com um parágrafo introdutório propondo a campanha, seguido por três parágrafos cada, detalhando um motivo separado para a campanha e um parágrafo final pedindo ao leitor para aprovar a campanha. Se o documento for longo, use cabeçalhos para separar as seções principais.

Estilo

Embora o tom possa ser amigável, os documentos comerciais são escritos em um estilo formal. Sua escrita pode ser lida por outras pessoas do destinatário original e ser mantida por uma empresa por muitos anos, portanto evite comentários pessoais. Mantenha sua escrita em um nível profissional usando linguagem neutra de gênero, bem como gramática e ortografia adequadas. Mantenha suas frases curtas e objetivas. Evite clichês, contrações e gírias.