Por que validar um recebimento de estoque?

Quando os fornecedores enviam pedidos a seus clientes (geralmente varejistas ou distribuidores), ocorrem erros às vezes. Em alguns casos, o produto está danificado, a quantidade está faltando ou os itens recebidos não correspondem ao pedido. Os clientes devem validar corretamente suas remessas de estoque recebidas para evitar esses problemas potencialmente caros.

Validando Inventário

O processo de validação de recebimentos de estoque varia de acordo com as políticas da empresa. O método mais completo, mas demorado, é abrir todas as caixas para revisar o conteúdo. Outra opção é escolher caixas aleatoriamente da remessa e verificá-las. O cliente também pode verificar a nota de embalagem e compará-la com a ordem de compra inicial para verificar se a ordem está completa. Alguns varejistas simplesmente usam um sistema de código de barras que valida cada pacote de estoque com base em uma etiqueta fornecida pelo fabricante ou fornecedor.

Confirme antes de pagar

É importante validar os recibos de estoque antes de pagar as faturas ao fornecedor. Antes de enviar um cheque ou pagamento com cartão de crédito para cobrir a fatura, o varejista deve garantir que a ordem de compra, a fatura, as guias de embalagem e os recebimentos de estoque reais coincidam. Esse processo é crucial para uma contabilidade adequada nas empresas que encomendam estoque regularmente.

Pedidos de volta

Outra razão pela qual é importante validar os recibos de estoque é identificar itens devolvidos. Um aviso de pedido atrasado na lista de embalagem indica que o inventário está faltando e pode não estar disponível por um longo período de tempo. É um problema que pode levar a perda de vendas e interrupções operacionais. O cliente deve tomar medidas imediatas para obter o estoque necessário, como fazer um pedido com outro fornecedor ou encontrar uma alternativa por enquanto.

Processando Devoluções

O cliente geralmente tem uma pequena janela de tempo para devolver as mercadorias ao fornecedor. Se os recebimentos de estoque forem validados imediatamente, o cliente terá tempo para identificar erros, como um lote de produtos danificado ou defeituoso, e processar um retorno antes do prazo pertinente. Caso contrário, o cliente pode ter que manter os itens defeituosos.