Todos os Empregadores Devem Registrar um W-2?

Quando o proprietário de uma pequena empresa administra uma empresa individual, os requisitos legais relativos à tributação são relativamente simples. Quando o proprietário começa a contratar funcionários, os regulamentos se tornam muito mais complexos. As empresas não precisam apenas de um Número de Identificação do Empregador para os impostos, mas também precisam começar a reter impostos em nome de seus funcionários. Isso geralmente requer o Formulário W-2 do Internal Revenue Service (IRS), um dos documentos fiscais mais comuns. No entanto, um W-2 não é universalmente requerido e pode depender das circunstâncias.

Formulários W-2

Um formulário W-2 é conhecido como um salário e declaração de imposto. A versão oficial é um formulário de seis partes em uma única página, com seções idênticas para partes como empregador e empregado. O formulário mostra o quanto o negócio pagou ao trabalhador e quanto dinheiro foi retido para impostos como o Seguro Social e o Medicare. A empresa deve arquivar este formulário e enviar as cópias necessárias aos funcionários.

Usos

Em geral, o W-2 deve ser usado se o empregador tiver empregados e pagar um salário. Qualquer trabalhador que seja empregado (em vez de um contratado, por exemplo) deve receber o Formulário W-2, não importa quanto ou pouco ele trabalhe ou como ele é pago, como por meio de salário, salários ou bônus. O W-2 é o único documento primário que contém tanto o número da Previdência Social quanto os salários do Medicare pagos por um ano fiscal.

Exceções

Algumas exceções existem. A chave é como um empregado é definido. Existem regras altamente específicas que definem algumas pessoas que trabalham para uma empresa em regime de meio expediente por meio de um contrato e alguém que na verdade é um empregado, mas várias diretrizes são usadas. Se uma empresa não controla rigidamente como, onde ou quando um trabalhador conclui as tarefas, ele pode ser considerado um contratado e é responsável por seus próprios pagamentos de impostos. Um W-2s não é usado neste caso.

1099s

Se um formulário W-2 não for usado, o formulário alternativo é um documento 1099, conhecido como documento de contratados independentes. Isso inclui muitas das mesmas informações que um W-2, mas não mostra retenção de impostos, uma vez que os contratados não estão sujeitos a retenção na fonte.