A Política de Retenção e Destruição de Documentos para Organizações Sem Fins Lucrativos

Uma política abrangente de retenção e destruição de documentos é mais do que apenas uma boa prática comercial. Também é vital garantir que sua empresa sem fins lucrativos esteja em total conformidade com as leis e recomendações federais e estaduais, que para algumas organizações sem fins lucrativos é uma perspectiva confusa. Incertezas quanto aos requisitos da política existem porque as leis estaduais variam, mas a Receita Federal recomenda, mas não exige que uma empresa sem fins lucrativos resolva a retenção de documentos, e a Lei Sarbanes-Oxley de 2002 visa especificamente as organizações sem fins lucrativos em apenas duas de suas numerosas cláusulas.

Sarbanes-Oxley Act, Seção 1102

A Seção 1102 da Lei Sarbanes-Oxley proíbe especificamente a destruição de documentos que estão ou podem estar sujeitos a revisão em uma investigação oficial. No entanto, não inclui detalhes relacionados a documentos ou cronogramas de retenção. A melhor ideia é consultar um advogado sem fins lucrativos antes de redigir sua política de retenção e destruição de documentos. Além de fornecer informações relacionadas à Lei Sarbanes-Oxley, um advogado pode fornecer informações relacionadas às leis que podem ser aplicadas em seu estado.

Sobre a retenção de documentos

Diretrizes políticas devem se referir a cópias impressas de documentos e informações - incluindo e-mails - armazenados eletronicamente. Os períodos de retenção, que geralmente variam de três anos a retenção permanente, dependem em grande parte do tipo e importância das informações armazenadas em um documento. Por exemplo, os cronogramas de retenção para correspondência geral, registros de voluntários, pedidos de emprego e ordens de compra geralmente não passam de quatro anos. Registros contábeis, extratos bancários, faturas e documentos de doação geralmente devem ser mantidos por 10 anos. Artigos de incorporação, documentos de seguro e documentos fiscais devem ser mantidos permanentemente.

Eliminação de registros comerciais

Um aspecto confuso de conformidade com as leis e recomendações é que, embora haja uma abundância de informações relacionadas à retenção de documentos, há muito menos informações disponíveis relacionadas especificamente à destruição de documentos. Em vez disso, confie e inclua diretrizes como as fornecidas pelo Departamento de Saúde e Serviços Humanos para o descarte de informações de saúde protegidas. Por exemplo, inclua diretivas declarando que não apenas as cópias impressas dos documentos devem ser essencialmente ilegíveis, indecifráveis ​​e incapazes de serem reconstruídas antes do descarte, mas recipientes de lixo e recipientes para reciclagem devem estar localizados em áreas inacessíveis ao público. Outra opção é contratar um fornecedor de descarte. Diretrizes para descartar informações armazenadas eletronicamente podem incluir sobrescrever ou eliminar dados usando um software especializado ou destruir a mídia na qual os dados são armazenados.

Criando uma Política de Retenção e Destruição de Documentos

Uma política abrangente começa identificando a finalidade, objetivos e metas da política. Uma seção de definições identifica claramente os tipos de documentos aos quais a política se refere e define termos comuns como “documentar”, “rasgar” e “excluir”. Após isso, seções adicionais definem expectativas para rotular e armazenar documentos e fornecem um cronograma e instruções para revendo e destruindo informações antigas. Uma seção final aborda e descreve procedimentos para lidar com rascunhos de documentos. A maioria também resume informações sobre políticas, incluindo uma tabela que os funcionários podem consultar para obter mais informações.