Os deveres de um coordenador de reunião de diretoria corporativa

Uma corporação realiza reuniões periódicas do conselho para discutir fatos e detalhes sobre os assuntos de uma empresa. O CEO da corporação pode liderar a reunião. No entanto, antes da reunião do conselho de administração, alguém é designado para organizar ou coordenar o evento. Esse indivíduo tem uma responsabilidade pesada, e é seu dever tomar as providências e planejar as atividades.

O que é uma reunião da diretoria?

As reuniões do conselho fornecem uma plataforma para o conselho de administração se reunir e discutir detalhes sobre uma empresa. Essas reuniões normalmente destacam e discutem os pontos fortes e fracos de uma corporação. Algumas empresas têm acionistas, que são empresas e indivíduos que possuem ações da corporação. Ao analisar o desempenho de uma corporação, o conselho cria um relatório financeiro detalhando a situação financeira da corporação. Além disso, os membros do conselho podem discutir políticas, estratégias e votar em questões propostas durante a reunião.

Escolha a hora e a localização

Um coordenador de reunião de diretoria corporativa seleciona a data, hora e local da reunião. As reuniões do conselho são realizadas em salas de conferência - no local da empresa ou em outro local. No entanto, como os membros do conselho corporativo podem residir em regiões diferentes, o coordenador deve determinar um local que seja propício para todos e, em seguida, fazer os preparativos para a viagem. Além disso, o coordenador deve analisar o cronograma de cada membro do conselho e selecionar um horário conveniente para todos os participantes. Os coordenadores devem enviar e-mails ou cartões postais para todos os membros, confirmando a data, hora e local.

Prepare a agenda da reunião

Uma agenda é uma lista de itens a serem discutidos durante a reunião do conselho. O coordenador prepara a agenda e destaca cada tópico ou assunto - e, em seguida, entra em contato com cada membro do conselho, incluindo o CEO da corporação. Cada membro do conselho pode incluir um item de negócio na agenda. O coordenador prepara um esboço provisório da reunião e distribui esse esquema para cada participante. Os membros da diretoria podem adicionar ou excluir itens antes da reunião, e o coordenador atualiza a agenda e distribui novas cópias.

Crie uma linha do tempo

Com cada tópico da agenda, o coordenador deve determinar um cronograma. Isso estabelece a quantidade de tempo alocada para cada item. Por exemplo, se a agenda da reunião incluir 15 itens, o coordenador pode designar 20 minutos (ou menos) para cada item, para concluir a reunião dentro de um prazo razoável.