Quais são as melhores maneiras de fazer um orçamento de tempo?

Proprietários de pequenas empresas muitas vezes desempenham muitas funções dentro de suas empresas, incluindo CEO em exercício, gerente de marketing, vendedor e trabalhador de produção. Os gerentes podem trabalhar longos dias e ainda se sentirem como se não tivessem tempo suficiente para fazer tudo. O gerenciamento de tempo é uma habilidade essencial que permite que os proprietários de pequenas empresas priorizem e foquem o tempo que eles têm nos problemas mais prementes.

Fundamentos do Orçamento de Tempo

"Orçamento de tempo" descreve atividades destinadas a determinar quais tarefas são as mais importantes e certificando-se de dedicar tempo suficiente a essas atividades. Semelhante a um orçamento financeiro, que envolve fazer uma lista de receitas e despesas para controlar os gastos financeiros, um orçamento de tempo envolve listar as atividades diárias para priorizar o gasto de tempo.

Grade de Gerenciamento de Tempo

Uma grade de gerenciamento de tempo é uma ferramenta que os gerentes podem usar para identificar atividades importantes e tempo de orçamento de acordo. Uma grade de gerenciamento de tempo consiste em quatro listas dispostas em uma matriz de dois por dois: listas de atividades que são urgentes e importantes; atividades que são importantes, mas não urgentes; coisas que não são importantes, mas que servem como distrações; e coisas que não são urgentes nem importantes. Problemas urgentes e importantes devem ser tratados imediatamente, enquanto atividades que são importantes, mas não urgentes, podem ser gravadas em um cronograma para trabalhar posteriormente. Devem ser tomadas medidas para limitar as distrações e as horas de trabalho não devem ser dedicadas a coisas que não são importantes nem urgentes.

Orçamento de tempo diário

Uma das maneiras mais simples e eficazes de gerenciar o tempo é criar um orçamento diário. No final do dia, a lista de atividades revela onde o tempo é gasto e quais atividades foram negligenciadas. As informações podem ser usadas para elaborar um planejador de programação diária que priorize melhor o uso do tempo. Por exemplo, se um orçamento diário revela que um gerente está gastando 30 minutos por dia fazendo redes sociais e uma hora por dia escrevendo e-mails, ele pode perceber que está gastando muito tempo em coisas que são de pouco valor e é capaz de fazer um um esforço concertado para reduzir essas atividades.

Orçamento de tempo semanal

Manter o uso do tempo de rastreamento por uma semana inteira pode fornecer algumas informações que um orçamento diário não pode. Por exemplo, um gerente pode ser muito produtivo no início da semana, mas tem o hábito de dedicar muito tempo a atividades improdutivas no final da semana. A criação de uma programação semanal pode ajudar os gerentes a dedicar uma quantidade adequada de tempo a atividades importantes todos os dias.