Exemplos de controle interno sobre relatórios financeiros

Os controles internos são as políticas que você implementa para manter os relatórios financeiros da sua empresa precisos. Se você vender ações ao público, os controles internos serão obrigatórios por décadas. A Lei Sarbanes-Oxley de 2002 endureceu os controles. Contanto que você siga a lei, você está livre para desenvolver controles internos que atendam às necessidades da sua empresa.

Segregação de deveres

Dividir a responsabilidade pelos controles internos é essencial. Por exemplo, se uma pessoa administra a caixa registradora para um turno, você quer pelo menos uma outra pessoa que esteja verificando a caixa até o final. Não é apenas uma questão de evitar fraudes. Mesmo que o caixa seja honesto, dois pares de olhos têm mais chances de pegar erros.

Outro exemplo de responsabilidade dividida é exigir que duas pessoas façam compras: uma assina cheques, uma autoriza a compra. Isso reduz a oportunidade de um empregado desviar, ao marcar um cheque para itens que não existem.

Impedir e detectar

Alguns controles internos dificultam que alguém cometa fraudes. Controlar o acesso ao seu software de contabilidade e registros digitais é uma maneira de fazer isso. Se você tiver apenas algumas pessoas que podem inserir dados, você só terá algumas que possam alterá-las.

Outros controles focam na captura de erros, por exemplo, comparando dois conjuntos independentes de registros para um conjunto de transações. O exemplo clássico é equilibrar o seu talão de cheques: se o extrato bancário não corresponder ao seu livro, pesquise um motivo. A correspondência de recibos de entrega aos pagamentos do fornecedor é outro método.

O monitoramento de desempenho também pode ser uma maneira de detectar erros. Se o fluxo de caixa do trimestre estiver muito distante do que você havia orçado, o motivo poderia ser despesas ou receitas inesperadas. Também pode ser que alguém tenha cometido um grande erro ao inserir os dados trimestrais.

Controlando os controles

Não é suficiente configurar regras para controles internos. Você precisa ir a milha extra para determinar se esses controles internos funcionam. Auditorias internas periódicas e monitoramento devem verificar se os funcionários estão em conformidade com os controles internos ou se encontram meios de contorná-los. Se exceções e problemas surgirem, os funcionários relatam esses problemas? Se você tem rotatividade de pessoal, os novos funcionários estão devidamente informados sobre suas exigências de controle? Estes são alguns dos problemas que você precisa se preparar.

Fraqueza Material

Quando o Comitê de Valores Mobiliários examina a conformidade das empresas com a Sarbanes-Oxley, há pouca margem para erro. Se você tiver mesmo uma fraqueza séria nos controles internos, isso invalida todo o sistema de controle.

Suponha que seus controles internos tenham um requisito, ou seja, quando diferentes departamentos transferem inventário, eles devem reconciliar as contas mensais. Você não tem, no entanto, um procedimento que garanta que isso acontecerá. Aos olhos da SEC, isso é uma falha séria. Mesmo que suas contas sejam precisas, o potencial de erro ou fraude não detectada é muito alto.