Método de caixa de despesas na contabilidade

Despesas são um custo inevitável de fazer - e permanecer nos negócios. Quando uma empresa incorre em uma despesa, existem dois métodos contábeis que ela pode usar para registrar a despesa em seus livros - a base de caixa e o regime de competência. O regime contábil de caixa é comumente usado por pequenas empresas e, como registra as despesas somente quando pagas, requer menos escrituração do que o regime de competência contábil.

O método de base de caixa

Com a contabilidade de caixa, uma empresa registra uma despesa somente quando o pagamento é feito, e não quando é incorrido e combinado com a receita, como é feito com a contabilidade de exercício. Embora o método não esteja em conformidade com os princípios contábeis geralmente aceitos, ou GAAP, os leitores de demonstrações contábeis preparados com base no regime contábil têm maior confiança nos fluxos de caixa reais representados na demonstração de resultados da empresa.

Um exemplo de base de caixa

Para demonstrar um exemplo do método contábil baseado em caixa, suponha que um restaurante bem conhecido pague seus funcionários nos dias 15 e 30 de cada mês pelo trabalho realizado nas duas semanas anteriores. Ultimamente, o restaurante tem enfrentado um problema com seus fluxos de caixa, e embora tenha conseguido pagar seus funcionários em 15 de maio, não tem dinheiro para pagá-los em 30 de maio. Vinny, o gerente do restaurante, conversa com a equipe, informando-os que seus cheques não estarão disponíveis até 7 de junho.

Entrada no Diário

Em 15 de maio, o registro contábil para registrar os US $ 6.000, 00 de salários pagos naquela data foi registrado nos livros da empresa da seguinte forma:

Despesa Salarial de Débito 6.000 Caixa de Crédito 6.000

Embora os salários para o próximo período, de 16 a 30 de maio, sejam uma despesa incorrida em maio, eles não serão registrados nos livros de maio, porque os funcionários não serão pagos até junho. Isso é diferente do regime de competência, que registraria a despesa salarial em maio, porque o trabalho era realizado naquele momento.

O impacto do tempo

Em 7 de junho, o contador do restaurante paga os funcionários pelo trabalho que realizaram de 16 a 30 de maio. Isso resulta no seguinte lançamento no diário:

Despesa Salarial de Débito 6.000 Caixa de Crédito 6.000

Como o método de caixa se concentra no momento do pagamento e não no momento da despesa, as despesas de maio foram subestimadas neste exemplo, resultando em uma sobreavaliação dos lucros da empresa. Como o mês de junho incluirá o pagamento de salários a partir de maio e o pagamento dos dois períodos de pagamento normalmente programados em junho, as despesas de junho serão superestimadas em sua demonstração de resultados.