Como escrever um memorando formal de negócios

As notas de negócios são úteis para transmitir informações importantes rapidamente a várias pessoas em um departamento ou empresa. Os memorandos informam os funcionários sobre novas políticas, anunciam informações importantes, fornecem detalhes sobre os projetos ou informam os funcionários sobre os prazos. Embora o assunto dos memorandos varie, todos os memorandos de negócios seguem o mesmo formato básico.

Memo Line e Header

Digite a palavra “memorando” ou “memorando” e centralize-a no topo da página. Comece o bloco de cabeçalho no canto superior esquerdo da página duas linhas antes da linha de memorando. Digite “Para:” na primeira linha e liste o nome de cada destinatário e o bloco da tarefa. O Purdue Online Writing Lab recomenda o uso de nomes completos em um menu, mesmo se você endereça o destinatário por um apelido quando você a vê pessoalmente. Siga essa linha com “De:” e digite seu nome e cargo. Digite “Data:” e a data atual na próxima linha. O segmento de assunto está na quarta e última linha do cabeçalho. Digite "Assunto:" e inclua uma breve descrição do assunto. É mais provável que os destinatários leiam o memorando se você tornar o assunto o mais direto possível. O “Calendário de Entregáveis ​​do Projeto Jupiter” irá atrair mais atenção do que o “Projeto Júpiter”, particularmente se os destinatários receberem muitos memorandos sobre o projeto.

Abertura

A abertura explica brevemente o motivo do memorando. Sua primeira linha pode ler: “O primeiro estágio do Projeto Júpiter é devido até o final do mês. A fim de garantir que cumpramos esse objetivo, precisamos conhecer o status de suas tarefas. ”Mantenha esta seção com o resumo curto. Deve explicar de forma breve e concisa o motivo do memorando. Se a abertura for longa ou vaga, seus leitores talvez não cheguem à seção principal do seu memorando.

Bloco principal

O bloco principal do memorando expande a abertura e inclui informações adicionais para apoiar as frases de abertura. A Faculdade de Administração Matthew W. Ford sugere evitar grandes blocos de texto e recomenda que você use frases ou frases únicas para resumir as informações que os destinatários precisam saber. O bloco principal do seu memorando pode incluir frases pedindo aos destinatários para listar cada tarefa atribuída a eles e atualizá-lo sobre o andamento de cada tarefa. Termine o memorando agradecendo aos destinatários por sua assistência. Peça-lhes para entrar em contato com você caso tenham alguma dúvida ou preocupação. Alertar os destinatários para todos os documentos que podem ser anexados, digitando “Anexado:” e incluindo uma breve descrição do anexo.

Formato e Estilo

Use uma fonte de 12 pontos que não seja difícil de ler, como Times New Roman, Arial ou Calibri. Escreva parágrafos com três a cinco sentenças. Certifique-se de que cada parágrafo contenha apenas uma ideia. Limite o memorando para uma página. Se o memorando for mais longo, seus destinatários podem não ler além da primeira página. Evite linguagem prolixa e frases longas. Não confunda um memorando com um relatório. O objetivo de um memorando é resumir informações importantes em um formato legível. Salve análises longas ou discussões filosóficas para reuniões ou relatórios.