Formas de promover uma reunião de equipe bem-sucedida

A reunião da equipe é um fórum importante para que o proprietário ou gerente de uma empresa estabeleça relações com os funcionários, comunique expectativas, obtenha ajuda na resolução de problemas e planeje futuras atividades comerciais. Se você fizer melhor uso de suas reuniões de equipe, conseguirá mais no tempo bloqueado, quer se encontre todas as manhãs ou uma vez por mês.

Agendas

Mantenha uma pasta de agenda na unidade de compartilhamento da empresa ou em um quadro de avisos fora de seu escritório. Isso ajudará você a acompanhar os tópicos que deseja discutir nas próximas reuniões da equipe. Ao escrever a agenda da próxima reunião, pergunte-se se existe uma maneira mais eficiente de discutir cada tópico com sua equipe. Alguns tópicos podem ser abordados mais rapidamente, digitando as informações em um email ou imprimindo-as em um folheto e distribuindo-as às caixas de correio da equipe. Outros tópicos, como treinamento especializado, exigem apresentações individuais ou de grupos pequenos e, portanto, não seriam apropriados para uma reunião de equipe.

Itens de ação

Embora você possa querer delegar o trabalho de gravador de reuniões, você pode assumir a responsabilidade de organizar o tempo gasto em reuniões de equipe. Defina um horário definido para as reuniões começarem e terminarem e manter essa programação. Planeje os itens de ação e peça ao gravador para anotar um resumo dos pontos discutidos para cada item de ação e que seguimento será necessário. É melhor observar as pessoas responsáveis ​​pelo acompanhamento dos itens da agenda e os prazos para que os funcionários relatem suas descobertas ao grupo.

Participação

Evite ter reuniões instantâneas no corredor ou no refeitório com alguns membros da equipe. Os funcionários que deveriam ter sido incluídos na reunião podem se sentir excluídos quando ouvem o que foi discutido na ausência deles, o que pode torná-los menos propensos a apoiar suas decisões. Em vez disso, agende reuniões e convide todas as partes interessadas, pessoas com interesse no tópico da reunião e aquelas com conhecimento ou aconselhamento que ajudariam sua equipe a tomar uma decisão forte. Procure maneiras de envolver as pessoas, como colocar um número ou um adesivo em cima das cópias da agenda. Use isso como um código para dividir as pessoas em grupos de discussão em reuniões maiores.

Reconhecimento

Use as reuniões da equipe como um local para dar reconhecimento específico aos funcionários sobre suas realizações. É útil envolver os funcionários no reconhecimento da realização de seus pares. Uma maneira de fazer isso é ter um prêmio especial, como uma barra de chocolate ou uma caneta da empresa, para os funcionários distribuírem aos colegas que os ajudaram de uma maneira especial. Se você conhece uma pessoa que não quer ser reconhecida publicamente, conceda esse prêmio durante uma reunião individual ou pare no escritório desse funcionário e distribua-o com menos alarde.