Processos Eficazes de Comunicação do Grupo

A comunicação em grupo é uma ciência e uma arte. Cientistas comportamentais e teóricos da administração tentaram discernir padrões na comunicação em grupo e prescrever métodos para aumentar a eficácia da comunicação por anos. Embora a fusão de diversas culturas em todo o mundo torne esse tópico em constante evolução, há vários elementos que comprovadamente promovem processos eficazes de comunicação em grupo.

Significado

Grupos, ou equipes de trabalho, podem realizar grandes coisas em pequenas e grandes empresas. A eficácia geral de um grupo, no entanto, depende em grande parte da eficácia das habilidades de comunicação dos participantes. Sem fluxos positivos de comunicação, mal-entendidos podem ocorrer entre os grupos, criando um ambiente de trabalho fragmentado. Sem uma comunicação clara entre os líderes do grupo e os trabalhadores, a produtividade pode diminuir à medida que os trabalhadores se esforçam para entender suas funções específicas de trabalho.

Os estilos de comunicação podem variar de acordo com a dinâmica do grupo. Grupos geograficamente dispersos conectados via Internet, por exemplo, provavelmente se comunicarão de maneira muito diferente de indivíduos que trabalham na mesma sala todos os dias. Seja qual for o cenário, o modo como os grupos se comunicam em sua empresa pode influenciar diretamente o sucesso de seus objetivos estratégicos.

Cultura da empresa

Incutir uma cultura de abertura, honestidade e confiança entre os colegas de trabalho é vital para a comunicação eficaz do grupo. Todos os participantes do grupo devem sentir que estão livres para contribuir com o melhor de suas habilidades sem medo de rejeição, insulto ou repercussão política. Os grupos devem ser capazes de reunir seus recursos intelectuais para alcançar sua plena eficácia, e isso só pode ser alcançado quando todos os membros estiverem prontos e aptos a enfrentar novos desafios de maneiras inovadoras.

Respeito pelos Indivíduos

O respeito individual é fundamental para a comunicação efetiva do grupo. Limpar limites hierárquicos em reuniões pode sufocar idéias e insights de funcionários de nível inferior. Todo indivíduo deve realmente acreditar que sua contribuição será valorizada e considerada, sem influência indevida dada à contribuição de gerentes e executivos. Esse tipo de respeito pela individualidade dos membros do grupo não pode se concretizar por meio de políticas formais; os executivos e gerentes devem liderar pelo exemplo nessa área, primeiro encorajando os funcionários a contribuir nas reuniões, reconhecendo e considerando as contribuições de todos os participantes.

Etiqueta de negócios

Aderir a um código comum de etiqueta nos grupos de trabalho pode ajudar os processos de comunicação a permanecerem produtivos e colaborativos, reduzindo distrações e sentimentos de ressentimento. Se todos os membros do grupo se vestirem profissionalmente, falem com cortesia, evitem tópicos de conversa irrelevantes e divisores e geralmente evitem ofender os outros membros do grupo, uma equipe pode achar mais fácil formar uma unidade coesa. A falta de atenção à etiqueta, por outro lado, pode criar divisões, ao mesmo tempo em que incentiva a fofoca e sentimentos de ressentimento, os quais podem apresentar sérios impedimentos para uma comunicação eficaz.

Teorias

Várias teorias tentam analisar e explicar a dinâmica da comunicação em grupo e os elementos que determinam sua eficácia. Uma dessas teorias é a Teoria da Emergência da Decisão, apresentada por Aubrey Fisher. O Decision Emergence afirma que os novos grupos progridem através de quatro etapas que levam o grupo de uma coleção diversa de indivíduos a uma unidade produtiva com experiências compartilhadas, métodos de decisão, ética de trabalho e valores.

A Teoria da Estruturação sugere que os indivíduos em novos grupos agem de acordo com um conjunto pré-reconhecido de regras, então alteram essas regras ao longo do tempo com base nas experiências únicas do grupo.