Gerenciamento efetivo de projetos na organização de pequenas empresas

O gerenciamento eficaz de projetos em uma pequena empresa significa alcançar as metas do projeto no prazo e dentro do orçamento, apesar de ter menos recursos do que as grandes organizações. Isso envolve identificar quais métodos de gerenciamento de projetos você pode aplicar a outras metas do projeto e quais não agregam valor ao ambiente de pequenas empresas menos estruturado. Ferramentas que simplificam a colaboração e incentivam o compartilhamento de informações são úteis, enquanto procedimentos que exigem estruturas rígidas e descrições detalhadas de tarefas não funcionam bem em organizações menores. Uma combinação de relatórios de alta qualidade e organização flexível é a mais eficaz.

Cronograma

Projetos têm um prazo limitado. O gerenciamento efetivo do projeto garante a conclusão de tarefas individuais e todo o projeto no prazo. O software que gera a Técnica de avaliação e avaliação do projeto, ou os gráficos PERT e os gráficos de Gantt permitem acompanhar o progresso do trabalho. As estruturas de divisão de trabalho nesses programas permitem dividir cada parte do trabalho em ações separadas que você pode avaliar quanto ao grau de conclusão, enquanto os gráficos PERT ou Gantt permitem determinar o progresso. Os programas geralmente são projetados para acomodar até mesmo os maiores projetos, mas também diminuem para trabalhar nos projetos de pequenas empresas.

Custos

O acompanhamento de custos é vital para projetos de pequenas empresas, porque os negócios geralmente têm recursos financeiros limitados. O software de agendamento pode incluir funções de custo, mas para pequenas empresas pode ser mais transparente e eficaz para rastrear custos através de um orçamento tradicional. O orçamento mostra os principais itens de custo e colunas para custo estimado, custo de compra e custo pago. A coluna de custo comprado é um sinal de aviso antecipado que permite reagir e renegociar pedidos se houver uma grande discrepância. À medida que o projeto avança e mais colunas se enchem com números correspondentes, você pode ver que o projeto está no caminho certo.

Controles

As funções de agendamento e acompanhamento de custos permitem determinar quando um projeto está atrasado ou acima do orçamento após o fato. Para um gerenciamento de projetos eficaz, você precisa de controles que evitem grandes discrepâncias em primeiro lugar. Para custos, a função de controle é limitar a autoridade de gasto. Se os funcionários estiverem autorizados a emitir ordens de compra apenas até um determinado valor, isso limitará o risco de excesso de custos. Para controles de agendamento, você pode usar marcos. Os melhores marcos são os externos, como permissão e licenciamento. Se o cronograma exige a emissão de uma permissão de construção até uma determinada data, você tem um marco gerado externamente que, se não for atendido, significa que você deve tomar medidas corretivas para corrigir o progresso do projeto.

Avaliação

Uma função chave para o gerenciamento de projetos é aprender com a experiência. A aprendizagem é especialmente importante para as pequenas empresas, porque a maioria das mesmas pessoas realizará o mesmo trabalho para projetos futuros. Uma atmosfera colaborativa sem atribuição de culpa é importante para uma avaliação eficaz. Cada membro da equipe tem que ser capaz de apresentar preocupações e tê-los resolvidos. O processo tem que reconhecer que as pessoas que realizam o trabalho são as mais autorizadas em seu desempenho. Uma função de avaliação eficaz no final do processo de gerenciamento de projetos fortalece a coesão da equipe e melhora o moral da empresa.