Etiqueta em uma teleconferência

As pequenas empresas podem aproveitar as teleconferências para evitar reuniões presenciais dispendiosas. Isso é particularmente útil para conduzir uma reunião com clientes ou clientes que estão em um voo de avião longe do local da empresa. A comunicação por meio de uma chamada em conferência com um cliente pode ser mais difícil do que uma apresentação em pessoa, pois a empresa não tem a vantagem de ver a comunicação não verbal e as sugestões do cliente. No geral, as teleconferências podem ser uma opção viável que pode economizar tempo e dinheiro.

Antes da chamada

Para causar uma boa impressão durante a teleconferência, a pequena empresa deve concluir uma lista de tarefas antes que a teleconferência seja realizada. Isso inclui o escopo de uma sala silenciosa no escritório onde a chamada pode ser realizada. Deve acomodar confortavelmente todas as pessoas incluídas na chamada. De preferência, isso incluiria uma mesa redonda com o telefone no meio para que todos fiquem à mesma distância do telefone. Isso evitará tempos difíceis de repetição de frases porque a outra parte não poderia ouvir claramente.

Durante a chamada

Todos os participantes da teleconferência devem ter uma agenda na frente deles. Isso manterá a chamada no caminho certo. Além disso, uma pessoa deve ser indicada como facilitadora da chamada. Essa pessoa será o orador principal e garantirá que a chamada permaneça no assunto e na tarefa. O facilitador também pode apresentar outras pessoas antes de falar ou responder a uma pergunta. A etiqueta apropriada determina que o cliente ou cliente sempre sabe com quem está falando em uma teleconferência.

Após a chamada

Compilar anotações e enviá-las por e-mail ou fax para o cliente é um bom gesto em nome da pequena empresa. Não só fornece um motivo para acompanhar o cliente, como também vai além do serviço. Ao permitir que o cliente saiba, com antecedência, que isso acontecerá, pode impedir que ele sinta que precisa tomar notas furiosamente durante a ligação e, possivelmente, perder informações importantes, tentando acompanhar a conversa enquanto faz anotações.

Participantes

Todos os participantes da chamada devem ser aconselhados a aderir à etiqueta adequada da chamada em conferência durante a chamada. Isso inclui evitar movimentos desnecessários, roubar papéis, falar fora de hora, interromper os outros e comer ou beber durante a ligação. Algumas pequenas empresas podem achar vantajoso ter uma apresentação exibida durante a reunião para que todos estejam cientes dos pontos que precisam ser feitos. Isso também pode impedir que as pessoas falem umas em cima das outras e, assim, evitar situações embaraçosas durante a chamada.

Considerações

A empresa deve garantir que o equipamento adequado esteja disponível para a teleconferência. A chamada em espera e a capacidade de interromper a chamada por meio de um sistema de interfonia entre escritórios devem ser desativadas. Antes de cada teleconferência, o sistema deve ser testado para garantir que tudo esteja funcionando corretamente. Estar despreparado para a teleconferência pode enviar a mensagem de que a pequena empresa não será capaz de lidar efetivamente com outras partes da empresa também. A preparação é fundamental na condução de chamadas em conferência.