Como corrigir erros de fatura

Ocorrem erros na fatura, e a maioria dos clientes entende o processo de correção desses erros, desde que não seja muito complicado e não ocorra com muita frequência. Se você fatura os clientes eletronicamente ou em papel, você deve corrigir erros de fatura rapidamente e comunicar claramente sobre as mudanças e, se aplicável, as razões por trás delas. Da mesma forma, ao pedir a um fornecedor que corrija um erro em uma fatura emitida para sua empresa, seja claro e profissional ao direcionar seus comentários para corrigir o erro específico.

Erros eletrônicos

Quando você recebe um erro de fatura eletrônica antes de enviar a fatura ao cliente, pode simplesmente corrigir o problema em seu próprio sistema e depois imprimir e emitir outra fatura sem que o cliente saiba. A maioria dos sistemas de cobrança ajusta os saldos e montantes devidos com base no ajuste, sem mostrar na fatura final que uma alteração foi feita. Se você já emitiu a fatura, mas o cliente não pagou, envie um e-mail amigável ou faça um telefonema explicando o erro e, em seguida, emita uma nova fatura. Se o cliente já pagou, faça um ajuste de correção em uma fatura futura ou emita outra fatura ou crédito corrigindo o erro.

Erros de fatura manuscrita

Você pode consertar um erro em uma fatura manuscrita simplesmente cruzando o número errado e escrevendo no valor correto. No entanto, sua fatura parecerá mais profissional, mesmo que seja manuscrita, se você começar de novo com uma nova fatura. Guarde uma cópia da fatura anulada se as suas faturas forem numeradas para documentar o intervalo da sequência. Para corrigir um erro em uma fatura manuscrita que você já forneceu a um cliente, escreva uma versão corrigida, envie-a por e-mail com uma observação explicando a correção e guarde cópias das faturas incorretas e corrigidas.

Erros recorrentes na fatura

Uma empresa que comete erros recorrentes de fatura, como acréscimos incorretos ou preços incorretos, provavelmente tem problemas sistêmicos por trás dos erros. Identifique a origem dos erros recorrentes, como a falha na atualização regular das informações de preço, e resolva-a em um nível sistêmico. Por exemplo, se as suas faturas listarem repetidamente um preço para um único item quando elas devem listar um preço de caso, mexer na lista de itens para esclarecer a distinção entre as duas opções.

Erros de fatura de fornecedores

Quando você encontrar um erro em uma fatura que um fornecedor forneceu para você, corrija o valor em sua fatura ou boleto de pagamento e forneça a documentação da correção ao efetuar seu pagamento. Muitas vezes, os erros são óbvios e precisam de pouca ou nenhuma explicação, como um preço ou quantidade que contradiga a nota de embalagem. Quando o erro envolve uma quantia grande ou requer explicações adicionais, ligue ou envie um e-mail para o contador da empresa para resolver o problema.