Como escrever uma carta de projeto de gerenciamento de processos de negócios

Uma pequena empresa depende de um fluxo específico de atividades que pode cruzar os limites do departamento para atingir os objetivos de negócios da empresa. Essa seqüência de atividades coordenadas, realizadas por pessoas, sistemas e máquinas, é chamada de processo de negócios. O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é um método usado pelos proprietários de pequenas empresas para revisar ou padronizar um processo para aprimorar sua contribuição para as metas financeiras e operacionais de uma empresa. Por exemplo, um projeto de BPM pode buscar padronizar as atividades de negócios para reduzir custos ou aumentar a eficiência da fabricação. Independentemente do objetivo do projeto, uma carta de projeto do BPM serve para justificar a existência do projeto e seu suporte financeiro. Para fazer isso, o termo de abertura do projeto documenta a questão do processo a ser abordada, o objetivo e o escopo do projeto e os papéis e responsabilidades da equipe. Também estão incluídos os produtos finais do projeto, cronograma, orçamento e informações adicionais, incluindo hipóteses e riscos do projeto.

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Analise os principais elementos da proposta de projeto de BPM para inclusão no termo de abertura do projeto. Um projeto recebe uma “luz verde” por um patrocinador do projeto e um comitê de revisão do projeto com base em informações em uma proposta de projeto, como o objetivo, escopo e orçamento do projeto. Como resultado, a inclusão desses elementos da proposta no termo de abertura do projeto permite que as atividades, os recursos e o desempenho do projeto sejam medidos em relação ao resultado esperado e aprovado, conforme mencionado na proposta.

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Descreva em termos gerais o processo de negócio a ser avaliado e padronizado e o benefício para o patrocinador do projeto de fazê-lo. Também faça referência ao significado financeiro ou operacional do estado do processo atual, que levou ao projeto BPM. Por exemplo, “Os membros da equipe do projeto observarão o processamento de pedidos de vendas para identificar as atividades individuais que atualmente compõem esse processo e os desafios colocados por esse processo, o que sugerirá maneiras de revisar o processo para obter eficiências operacionais e financeiras. Este projeto reflete o objetivo estratégico da corporação de aumentar a eficiência e diminuir o custo do processamento de uma ordem de venda. ”Seja preciso ao declarar os objetivos de que a carta servirá como um mandato para justificar as atividades do projeto após sua aprovação pelo comitê de direção e partes interessadas do projeto. .

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Recupere o escopo do projeto BPM da proposta do projeto e documente-o no termo de abertura do projeto. O escopo do projeto refere-se ao trabalho que será executado pela equipe do projeto e define os limites do projeto e as funções de negócios que ele abrange. Por exemplo, áreas funcionais específicas, como entrada de pedidos, são mencionadas, assim como possíveis requisitos de implementação de soluções, como treinamento de pessoal. Além disso, a modificação de sistemas de computador, mudanças nos processos internos e requisitos da metodologia do projeto são discutidos. O mecanismo usado para revisar o escopo do projeto também é documentado.

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Identifique o patrocinador do projeto de BPM, o gerente, os membros da equipe e as partes interessadas. Documente os papéis do projeto dos membros da equipe e descreva a influência de cada parte interessada na operação do projeto e em seu resultado. Por exemplo, “Os participantes neste projeto serão o pessoal que criará uma ordem do cliente, verificará a disponibilidade dos produtos, programará a ordem, criará as necessidades do cliente, manterá as condições de preço, executará a verificação de crédito, enviará uma confirmação do pedido ao cliente. cliente e monitorar o status do pedido. ”

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Desenvolver um cronograma que faça referência às atividades do projeto BPM, a data de início do projeto, as datas de início e término das atividades individuais do projeto e os prazos para a conclusão de todo o projeto e a apresentação de seus resultados. Cada etapa do projeto deve se referir à equipe responsável pela conclusão da etapa. Identifique as atividades que se seguem diretamente desde o início do projeto até o final. A falha em concluir essas atividades conforme planejado terá um impacto negativo no cronograma geral do projeto.

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Estabelecer o produto de trabalho do projeto BPM - o projeto "deliverables" - para o projeto BPM. Descreva cada entrega e discuta como ela será preparada e apresentada. Por exemplo, uma especificação de programa de software é uma entrega que pode ser apresentada em um documento do Word ou em um fluxograma do Visio.

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Criar o orçamento detalhado de despesas do projeto BPM com base no orçamento da proposta do projeto. Estimar os custos de curto e longo prazo do projeto, incluindo o custo de capital, serviços profissionais e custos operacionais contínuos. Os dados do orçamento são um elemento crítico do termo de abertura do projeto, que será submetido ao comitê de direção e às partes interessadas do projeto para aprovação.

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Registre informações adicionais que afetam o projeto de BPM. Por exemplo, documente os eventos externos que não estão sujeitos aos controles do projeto BPM e que afetam o provável sucesso do projeto. Descreva também os riscos, como uma greve sindical iminente, que podem afetar o escopo, o cronograma, o orçamento ou outros elementos do termo de abertura do projeto. Discuta as restrições de recursos, como a disponibilidade limitada de pessoal experiente e treinado. Também documente um plano de contingência para conter obstáculos antecipados ou restrições monetárias, de pessoas ou do sistema.

Coisas necessárias

• Declaração de missão
• Proposta de projeto
• Organograma

Dicas

• Apresente o termo de abertura do projeto para cada membro da equipe.
• Use o cronograma do projeto para lembrar os membros da equipe sobre as metas e reconhecer as realizações anteriores.
• Motive os membros da equipe com celebrações interinas.