Como escrever anotações de uma reunião de funcionários

As atas de uma reunião de funcionários servem como um registro das informações apresentadas, bem como uma referência para os funcionários após o término da reunião. Anotar alguns pontos aleatórios da reunião não resultará em minutos precisos e úteis. A preparação para tomar notas começa bem antes mesmo de a reunião começar. Ter um esboço preparado permite que você preencha facilmente os detalhes significativos durante a reunião e fornece uma estrutura organizada para capturar as informações.

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Desenvolva um modelo geral para todas as notas da reunião. Inclua pontos para a data e hora, finalidade, participantes, apresentadores e ações para a reunião. Ajuste o modelo principal com informações adicionais, conforme necessário, para reuniões específicas.

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Revise a agenda da reunião antes de começar. Preencha o máximo possível de informações no modelo com base na agenda. Crie uma lista de participantes na reunião para que você possa documentar quem estava presente e quem tem tarefas para concluir com base nas decisões da reunião.

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Anote os pontos-chave da reunião. Use abreviações e frases curtas que você vai lembrar mais tarde, em vez de escrever frases completas.

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Grave a reunião com um pequeno gravador, se você esperar muitos detalhes significativos. Isso permite que você volte mais tarde para extrair os detalhes principais de suas anotações sem diminuir a velocidade da reunião.

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Faça perguntas para esclarecer quaisquer pontos à medida que a reunião avança. Isso garante que as anotações da reunião sejam precisas sem a necessidade de rastrear os participantes da reunião posteriormente para obter esclarecimentos.

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Registre as etapas da ação que os funcionários devem concluir após a reunião. Inclua quem cuidará desses deveres para que todos que receberem uma cópia da ata saibam quem consultar, se necessário.

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Digite as notas com sua abreviação e abreviações em frases que todos os funcionários entenderão. Escrever as notas logo após a reunião é mais eficaz, enquanto você ainda consegue se lembrar de detalhes específicos. Faça cópias se as notas forem destinadas à distribuição.

Coisas necessárias

• Gravador

Gorjeta

• Mantenha as anotações da reunião factuais e breves.