Fraqueza nos controles internos de gestão financeira

Quando sua empresa não possui controles adequados em gestão financeira, você não conhece a verdadeira situação financeira da empresa e pode relatar valores incorretos às autoridades para fins fiscais e regulatórios. Fraquezas nos controles de gestão financeira têm causas e soluções claras. Você só precisa identificar as áreas problemáticas, determinar por que seus controles não são eficazes e aplicar a ação corretiva correspondente.

Documentação

Uma grande fraqueza na gestão financeira é a falta de documentação adequada. Independentemente de os registros estarem em papel ou em formato digital, a administração financeira precisa ser capaz de reconstruir quem iniciou uma ação, como um pagamento; quem aprovou; quem modificou, se foi modificado; quem o executou; e o que resultou da ação. A documentação adequada das atividades estabelece quem foi responsável por uma ação se surgir um problema mais tarde.

Função Segregação

Atividades críticas, como a emissão de cheques, devem ser separadas em várias tarefas realizadas por diferentes funcionários. Ter o mesmo funcionário lidando com todo o processo constitui uma fraqueza nos controles financeiros internos. Normalmente, uma pessoa emite o cheque, enquanto dois ou mais outros o assinam e outro funcionário o envia e entra nos livros. Separar funções dificulta a atividade fraudulenta.

Treinamento

Se uma empresa tiver que preparar demonstrações financeiras de acordo com certos padrões, os funcionários responsáveis ​​pelo trabalho devem estar familiarizados com os padrões, políticas da empresa e controles internos. O treinamento inadequado de funcionários em posições-chave de responsabilidade constitui uma fraqueza na gestão financeira interna.

Relatório de Deficiência

Podem ocorrer deficiências na concepção ou execução de procedimentos, mas a gestão financeira deve visar ambas as possibilidades com monitoramento que detecta discrepâncias e emite relatórios correspondentes. Por exemplo, se o software não estiver rastreando documentos importantes ou um funcionário esquecer de emitir os formulários necessários, os funcionários responsáveis ​​pela verificação da documentação terão que emitir um relatório de não conformidade.

Autorização

Negligenciar o rastreamento das aprovações para garantir que os funcionários não excedam seus níveis de autorização é uma das principais fraquezas da função de controle interno. Os funcionários têm autorização para assinar determinadas funções e limites de gastos abaixo dos quais podem aprovar despesas. Se um funcionário não respeita seus limites, isso representa uma séria fraqueza nos controles financeiros internos.

Reconciliação

Os funcionários compilam variáveis ​​importantes dentro de um negócio a partir de várias fontes. Por exemplo, eles podem fazer um inventário físico de produtos, mas também calcular o estoque de produtos recebidos e produtos vendidos. A falta de reconciliação entre as duas fontes é uma fraqueza nos controles financeiros internos. Reconciliação identifica as diferenças entre as duas fontes e encontra explicações que resultam em melhorias. A falta de reconciliação significa que a empresa não explica as diferenças.