Quais são os códigos do razão geral?

Códigos de contabilidade geral são numerais atribuídos a diferentes entradas de débito ou crédito para tornar a contabilidade mais fácil e funcional. Atribuindo numerais a diferentes tipos de contas a pagar ou a receber, você pode gastar menos tempo inserindo dados, classificar rapidamente suas informações e preparar relatórios simples que você pode usar uma vez ou com frequência.

Contabilidade geral

Um livro de contabilidade geral é uma listagem simples de suas receitas e despesas reais. Ao contrário de uma planilha de orçamento que lista suas receitas e despesas esperadas, ou um relatório de contas a receber ou contas a pagar que mostra o que você deve ou deve, um livro contábil registra transações somente quando elas acontecem. Mesmo que você tenha apenas uma conta bancária usada para sua empresa, é recomendável manter um registro geral para detectar quaisquer erros que você ou seu banco possam cometer. Faça isso realizando uma reconciliação mensal ou uma comparação de seu livro contábil com seu extrato bancário. Se você usar uma conta corrente, cartão de crédito e linha de crédito para pagar as contas da sua empresa, um razão geral permite que você mantenha todas as suas despesas em um único documento.

Códigos do razão

Os códigos do razão são numerais que você usa para designar um tipo de pagamento ou de recebimento. Por exemplo, você pode designar seus pagamentos por telefone com um código de 100. Seus pagamentos de eletricidade podem ser 101. A qualquer momento, você pode classificar seu documento por código contábil para ver quanto pagou por telefones ou utilitários.

Codificação

A maneira mais simples de atribuir códigos de contabilidade geral é começar com um numeral, como 100, atribuindo a cada categoria de crédito ou débito subsequente um número que acrescente mais um numeral ao número. Nesse caso, seus primeiros cinco códigos seriam 100, 101, 102, 103 e 104. Para tornar seus códigos mais úteis, atribua aos numerais um significado específico para facilitar a classificação. Por exemplo, comece todas as categorias de débito com o numeral 1 e todas as categorias de crédito com o numeral 2. Seus dois primeiros códigos de débito podem ser 100 e 101, e seus dois primeiros códigos de crédito seriam 200 e 201. Isso ajudará a encontrar rapidamente todos de seus débitos ou créditos. Adicione numerais adicionais para agrupar outras categorias de receita e despesa.

Exemplos de Codificação

Se você vende anúncios impressos para revistas, banners em seus sites e aluga sua lista de circulação, pode designar todas as receitas impressas com o numeral 2 após o primeiro numeral de código de crédito, a renda do banner com um número 3 e o número da lista com um número 4. Nesse caso, sua entrada para publicidade impressa seria 120, para publicidade em banners 130 e para aluguel de lista 140. Você pode continuar estendendo isso. Por exemplo, se vender anúncios impressos a cores e a preto e branco, pode designar o terceiro numeral do seu código como 1 para anúncios a cores e 2 para anúncios a preto e branco. Se você usou códigos de quatro algarismos, seu código para anúncios impressos em cores seria 1210 e seu código para anúncios em preto-e-branco seria 1220. Isso permite determinar rapidamente o total de vendas impressas e descobrir o quanto veio de anúncios coloridos.

Nomes vs. Numerais

Em vez de substituir os códigos do razão por palavras descritivas, inclua ambos. Mesmo se você souber que o código contábil 130 significa receita de publicidade em banners, um contador ou preparador de impostos novo ou substituto pode não conhecer seus códigos. Se você ou um contador temporário acidentalmente falsificar suas entradas, ter palavras próximas a cada uma delas poderá ajudá-lo a corrigir erros rapidamente.

Classificação / Totalização / Média

Além de usar códigos de razão para executar relatórios únicos, use-os para criar totais e médias para categorias de receita e despesa. Isso cria atualizações em tempo real sempre que você faz uma entrada. Por exemplo, rastrear o gasto total com o telefone ou as despesas mensais de material de escritório mensal com as células "Total" e "Média" permite comparar seu desempenho atual com seu orçamento sem precisar gerar relatórios separados.

Exemplo de plano de contas

Quando estiver em dúvida sobre sua capacidade de configurar um sistema de código contábil, considere contratar um contador ou contador em uma base temporária para configurar seu sistema de contabilidade ou software. A manutenção de um sistema existente é geralmente mais fácil do que construir a partir do zero.

Exemplos de contas a dinheiro: