Diretrizes para fazer cheques de negócios

Muitas pequenas empresas - especialmente varejistas - capacitam os consumidores aceitando várias formas diferentes de pagamento por produtos ou serviços. Alguns varejistas permitem que os clientes descontem um cheque de negócios, geralmente uma verificação de folha de pagamento, e cobram uma taxa nominal pelo serviço ou descontam o cheque de graça se a fatura do cliente exceder um determinado valor. Embora o pagamento de cheques de negócios possa melhorar a lealdade e a satisfação do cliente, os proprietários do negócio devem pensar cuidadosamente sobre os riscos e as recompensas e depois definir as políticas de aceitação apropriadas.

Padrões de Políticas

Estabeleça regras claras sobre quais tipos de cheques podem ser aceitos. Em geral, as empresas não aceitam cheques pré-datados, cheques com mais de 90 dias ou cheques com valor superior a US $ 10.000. O limite de US $ 10.000 refere-se às leis federais de lavagem de dinheiro; Qualquer transação envolvendo US $ 10.000 em dinheiro exige que um relatório de transação de moeda seja registrado no Internal Revenue Service.

Treine seus balconistas para inspecionar cheques de negócios para verificar se cada cheque tem uma data, um nome de beneficiário, um valor em dólar com números e texto correspondente, uma assinatura, o nome do pagador e números de contas ao longo da borda inferior do cheque. Instrua-os a fazer com que o seu cliente assine o verso do cheque na presença do funcionário.

Se sua empresa cobrar uma taxa de serviço para descontar uma verificação de negócios, poste-a em um local visível para evitar confusões.

Verifique as aprovações

Os varejistas geralmente não têm como saber se uma verificação de negócios é válida, portanto, considere assinar um serviço de câmara de compensação, como o Telecheck, para aprovações instantâneas em cheques de negócios. Além disso, forneça aos funcionários diretrizes sobre o tamanho de um cheque e quantas cheques eles podem descontar para um determinado cliente antes de obter a aprovação do gerente.

Identificação do Cliente

Tal como acontece com os cheques pessoais, os funcionários devem verificar a identidade de seus clientes e garantir que o documento apresentado corresponda ao nome e endereço impresso no cheque de negócios. Instrua os funcionários a registrar o número de ID e a data de vencimento de cada carteira de motorista válida ou documento de identificação emitido pelo estado no verso do cheque e verifique a assinatura do endosso contra o ID.

Fraude e Recuperação

Publique publicamente suas políticas sobre verificações inválidas. Muitos fornecedores cobram uma taxa fixa para cada cheque devolvido, geralmente de US $ 15 a US $ 30 por ocorrência, e vinculam a responsabilidade ao cliente e não à empresa que está emitindo o cheque. Certifique-se de que uma política de aceitação de cheques por escrito informe ao cliente que ela é responsável se o cheque for devolvido por qualquer motivo.

Monitore os boletins da Federal Trade Commission (FTC) sobre vários anéis de fraude organizados que operam na sua área e monitore os alertas da FTC em busca de possíveis fraudes entre os clientes.

Endossos

Treine seus funcionários como identificar problemas comuns de endosso. Esses desafios incluem verificações de terceiros (cheques que são pagos a uma pessoa, que assina a parte de trás e escreve, "pagam para a ordem de" outra pessoa) e cheques que exigem várias assinaturas. Por exemplo, um cheque pago a um marido e esposa deve ser assinado por ambas as partes.

Não permita que os funcionários aceitem cheques com endossos restritivos. Por exemplo, algumas pessoas escreverão "sem recurso" em um cheque, o que significa que a empresa que desconta o cheque concorda que, se houver um problema com o cheque, a empresa não poderá processar os danos da pessoa que o apresentou.