Como obter funcionários para escrever procedimentos detalhados de seu trabalho
Muitas vezes as pessoas mais próximas da administração de sua empresa são seus funcionários. Como sua equipe pode executar as tarefas e os procedimentos regularmente, eles podem até saber mais sobre esses processos do que você. Um manual que contém instruções procedimentais pode ser um recurso valioso para sua empresa. O manual mais eficaz pode ser resultado de uma contribuição direta de seus funcionários. Faça com que os funcionários escrevam procedimentos detalhados de seu trabalho para compilar um manual de procedimentos.
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Escolha o trabalho que precisa de procedimentos escritos. Atividades que as pessoas acham tarefas confusas ou complicadas com muitas etapas podem se beneficiar de procedimentos. Tarefas importantes que os funcionários devem concluir sem cometer erros também podem se beneficiar de procedimentos escritos.
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Incentive os funcionários a pensar sobre como eles executam as tarefas para iniciar uma conscientização do processo. Os funcionários podem desejar anotar os pontos que desejam lembrar sobre como realizam uma tarefa. Se os funcionários tiverem instruções ou manuais que os auxiliem na execução da tarefa, eles devem coletar esses materiais.
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Reúna todos os funcionários que trabalham juntos em uma tarefa (se aplicável) e escreva um rascunho colaborativo do processo. Use uma lousa ou quadro de comunicações para que todos possam ver as etapas à medida que você as cria, começando da primeira etapa e continuando durante todo o processo. Comece cada passo com um verbo para tornar o procedimento orientado para a ação e conciso.
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Discuta o procedimento preliminar para garantir que ele encapsule o processo de forma correta e precisa. Esforce-se por instruções concisas e diretas. Se você puder adicionar as etapas fornecendo detalhes breves sobre por que elas são importantes, adicione essas informações extras. Faça as revisões ou ajustes necessários.
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Adicione diagramas ou imagens aos procedimentos se eles ajudarem o usuário a visualizar o processo.
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Crie o rascunho final dos procedimentos. Revise os procedimentos e imprima-os em papel padrão. Coloque os procedimentos em pastas, rotulando-os claramente com um título ao longo da lombada do encadernador. Coloque os fichários de procedimento perto da área onde os funcionários executarão as tarefas.
Coisas necessárias
- Encadernador
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