Como escrever um escopo do trabalho realizado

Scope creep é o inimigo de muitos gerentes de projeto e, se não for gerenciado corretamente, pode destruir um projeto. Modificar as expectativas do projeto para atender às mudanças nas expectativas das partes interessadas ou adicionar recursos a um projeto de projeto já aprovado afeta o cronograma, as alocações orçamentárias e os recursos do projeto. Um documento de escopo de trabalho bem escrito, que define expectativas claras sobre o produto e a linha do tempo de trabalho, é uma maneira de impedir a ocorrência de escorregamento de escopo. É vital, no entanto, saber como escrever um escopo efetivo de trabalho para evitar que a ambigüidade torne o documento sem sentido.

Função e Intenção

Um escopo de trabalho funciona da mesma forma que um contrato de serviços de negócios. Embora não seja legalmente vinculante, o SOW é um acordo formal entre as partes interessadas de um projeto - aquelas que têm interesse no resultado do projeto - e o gerente de projeto ou outra figura de autoridade. A SOW define requisitos de desempenho do projeto previamente negociados e acordados, incluindo marcos do projeto, entregas e expectativas e cronogramas de procedimentos de relatórios para atender a cada expectativa. Torna-se uma referência para medir o progresso do trabalho realizado, levando à conclusão bem-sucedida do projeto.

Diretrizes Gerais de Escrita

As diretrizes gerais de escrita para um SOW são semelhantes àquelas para escrever uma política ou procedimento de negócios. As declarações devem ser claras, concisas e incluir apenas quantas palavras forem necessárias para comunicar o ponto. Use uma voz ativa e uma linguagem orientada a tarefas que qualquer pessoa, desde um participante do projeto até um membro da equipe de entrada de dados, possa entender facilmente. Por exemplo, escreva acrônimos, defina termos e inclua gráficos, calendários e outros recursos visuais que esclarecem as expectativas e facilitam a leitura do documento.

Formato SOW

Divida a SOW em seções distintas, incluindo um glossário, declaração de definição do projeto, declarações descrevendo metas do projeto, juntamente com uma descrição de como cada meta será atingida, uma lista detalhada de entregas do projeto e partes responsáveis, um calendário ou lista com marcos e projetos predeterminados. datas da reunião e um cronograma para concluir as tarefas do projeto e para entregar as entregas do projeto. No total, as seções da SOW devem apresentar uma imagem clara do projeto, suas expectativas e as responsabilidades dos envolvidos.

Medições de referência de projeto

Cada seção do SOW deve incluir medições de benchmark que avaliem o trabalho realizado e mantenham o projeto em andamento. Os benchmarks são avaliações quantitativas ou qualitativas claras e mensuráveis ​​que não deixam espaço para interpretações pessoais. Números, datas, horas e cálculos percentuais são exemplos de referências quantitativas. Os benchmarks qualitativos podem às vezes ser mais difíceis de escrever, porque eles não podem incluir nem mesmo um indício de ambigüidade. Por exemplo, uma entrega escrita como "Criar uma folha de dicas para atender às necessidades do usuário final" identifica a entrega, mas é ambígua e deixa grande espaço para a interpretação pessoal. Muito mais eficaz e de fácil medição é uma entrega escrita como “Escreva uma folha de dicas de uma única página que aborda um processo de configuração de duas etapas, descreve a política de senha e descreve procedimentos para a criação de senhas.