Como verificar novamente os métodos de trabalho

Métodos de trabalho são os processos pelos quais as empresas executam tarefas. No entanto, esses métodos nem sempre são ideais: eles podem ser ineficientes, imprecisos, ausentes ou antiquados. Métodos de trabalho de verificação dupla permitem que a organização melhore ou altere tais processos. No entanto, este tipo de auditoria requer a cooperação de muitas partes, desde a equipe de gestão até seus subordinados. Em alguns casos, você pode encontrar resistência ao modificar métodos de trabalho.

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Revise todas as políticas e procedimentos relacionados ao método de trabalho. Reunir manuais de treinamento, memorandos referentes ao dever de trabalho e descrições de trabalho. Verifique se você pode executar a tarefa de acordo com os materiais disponíveis. Se a tarefa não puder ser executada com as informações fornecidas, altere o material para incluir etapas adicionais não descritas nos documentos. Acompanhe os funcionários sobre como executar a tarefa no caso de falta de informações.

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Verifique os procedimentos com a equipe de gerenciamento encarregada de implementar as tarefas descritas. Chame uma reunião e repasse cada uma das etapas já listadas, além de todas as políticas adicionadas para maior clareza. Listar todos os trabalhadores envolvidos na execução de cada função do trabalho. Agende um horário para observar seu trabalho para revisar os métodos de trabalho. Peça à equipe de gerenciamento informações sobre expectativas implícitas de trabalhadores não relacionados nas políticas: Tais expectativas podem chegar cedo para limpar o equipamento ou descartar materiais após o término de um processo.

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Observe os trabalhadores executando a tarefa relacionada. Registre todas as etapas não listadas na documentação do método de trabalho. Anote também quaisquer desvios, atalhos ou outras discrepâncias. Pergunte ao funcionário onde ela aprendeu ou planejou etapas não mencionadas nos métodos de trabalho descritos. Documente se tais desvios melhoram ou diminuem a qualidade do desempenho do trabalho.

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Retransmitir a diferença nos métodos de trabalho com a equipe de gerenciamento. Coordenar as revisões do método de trabalho com o supervisor e os subordinados. Carlos Moore, autor do livro "Small Business Management", comenta sobre quantas organizações formam "círculos de qualidade", ou grupos de trabalhadores que se reúnem rotineiramente para discutir problemas de qualidade e sugestões de melhoria. Obtenha feedback de ambas as partes sobre as diferenças nos métodos de trabalho com verificação dupla. Se necessário, receba informações adicionais de fontes externas, como publicações comerciais, consultores e outros profissionais, sobre as melhores formas de executar os métodos descritos.

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Execute a tarefa novamente usando os métodos de trabalho revisados. Se a tarefa não for executada com maior eficiência e melhoria do que o método anterior, verifique novamente os métodos e corrija qualquer um dos problemas.

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Reescreva os métodos de trabalho com base na entrada de ambas as partes. Envie memorandos a todos os membros da equipe que transmitem as alterações.

Gorjeta

• Considere checar os métodos de trabalho como parte de uma equipe. Reunir auditores adicionais com habilidades em cada uma das tarefas que estão sendo revisadas. Matt Seaver, autor do livro, "Gower Handbook of Quality Management", explica que uma equipe de auditores com diferentes funções fornece uma avaliação mais completa dos métodos disponíveis.